Upravljanje projektom se odvija preko sledećih faktora:

  • vreme
  • resursi
  • troškovi

Zato se u planiranju realizacije projekta vrši:

  1. planiranje vremena
  2. planiranje resursa
  3. planiranje troškova

 

Planiranje resursa

Planiranje resursa obuhvata:

  • utvrđivanje potrebnih količina pojedinih vrsta resursa,
  • utvrđivanje termina u kojima su pojedini resursi potrebni, i
  • obezbeđenje potrebnih resursa u potrebnim količinama, sa određenim kvalitetom i u potrebnim terminima

Pod resursima u konceptu upravljanja projektom podrazumevaju se:

  1. Materijal i delovi
  2. Radna snaga
  3. Oprema
  4. Finansijska sredstva

 

Planiranje materijala

Pod materijalom se podrazumevaju svi materijali i delovi neophodni za izradu jednog investicionog objekta i njegovo dovođenje do mogućnosti eksploatacije.

To su pre svega svi materijali neophodni za izvođenje građevinskih radova, materijali neophodni za izradu, ugradnju i montažu potrebnih postrojenja i instalacija.
Planiranje i upravljanje materijalima ima izuzetan značaj za efikasno i celovito upravljanje projektom.

Treba napomenuti da troškovi materijala čine preko 50% ukupnih troškova projekta.

Postoje dva ključna aspekta potrebna za planiranje i kontrolu materijala u realizaciji projekta.

  • Prvo, ako je materijal nabavljen pre potrebnog vremena, onda ranija nabavka  izaziva povećanje troškova materijala zbog povećanja troškova kredita, povećanje troškova skladištenja.
  • Drugo, ako materijal nije raspoloživ u potrebno vreme to izaziva kašnjenje završetka projekta i povećanje troškova materijala i ukupnih troškova projekta.

Cilj planiranja i kontrole materijala je da se nađe optimalno rešenje između ova dva problema „da obezbedimoda su materijal i delovi potrebni za izgradnju investicionog objekta raspoloživi u predviđeno vreme, u potrebnim količinama i sa odgovarajućim kvalitetom“.

Planiranje materijala obuhvata:

  • Utvrđivanje specifikacije potrebnog materijala i delova – to je početni korak u procesu planiranja materijala.

Prikupljaju se podaci o pojedinim potrebama materijala i utvrđuju potrebne količine i kvalitet.

Prilikom utvrđivanja potrebnih količina materijala i delova oni se najčešće grupišu po vrstama.

 

Procena troškova materijala

Takođe treba izvršiti procenu troškova pojedinih materijala i delova.
Pre nego što se pređe na proces nabavke, treba utvrditi šta od potrebnih materijala postoji na zalihama izvođača, a koje su vrste i količine nedostajuće.

Treba analizirati koji od materijala preduzeće može proizvesti u sopstvenim pogonima, a koje treba kupiti od drugih.

 

Naručivanje i nabavka materijala

Nabavne aktivnosti su najčešće kritične aktivnosti u pogledu vremena realizacije projekta.

Ovom procesu treba prići kao jednom posebnom podsistemu kojim se mora upravljati kako bi se realizovao na najbolji način.

Koraci su:

  • Utvrđivanje mogućih dobavljača
    Vrši se na osnovu iskustva ili kontaktiranjem sa potencijalnim dobavljačima i dobijanjem odgovarajućih ponuda za isporuku materijala i delova.
  • Definisanje i slanje porudžbenice
    Narudžba koja treba da bude jasno i precizno definisana svim elementima koji su od značaja za nabavku u pogledu opisa materijala, količina, rokova, isporuke i cene.

Prilikom naručivanja materijala treba imati u vidu dinamiku isporuke potrebnih količina materijala.

Vreme u kome se čeka da dobavljač isporuči dogovoreni materijal i delove, u okviru nabavnog ciklusa može da bude veliko.

Da bi se izbegle teškoće koje iz ovoga proizilaze nabavna služba mora da bude aktivna i u stalnom kontaktu sa dobavljačima.

I kada počne isporuka nabavna služba mora da bude aktivna, da prati isporuku da ne bi došlo do poremećaja i zastoja.
Istovremeno treba obezbediti efikasan prijem i kontrolu prispelog materijala i delova, a zatim i odgovarajuće skladištenje.

Nabavka za projekat ima prednosti u odnosu na opšte zalihe. U realnim slučajevima može se desiti da na skladištu nemamo baš onaj materijal ili količine koje su tog momenta potrebne.

Kod nabavke i posebnog skladištenja za projekat to se ne može dogoditi, već su materijal i delovi uvek raspoloživi u pravom momentu.

Nabavka za projekat ima i prednosti u vezi bolje mogućnosti analize troškova.
Omogućava da se odrede troškovi materijala već pri izdvajanju naloga za nabavku, mada se konačna analiza troškova materijala može uraditi tek pošto se plate odgovarajuće fakture dobavljačima.

Nabavka za projekat pokazuje i određene nedostatke u slučaju kad preduzeće realizuje više projekata, jer tada treba vršiti odvojenu nabavku i skladištenje za svaki projekat, što donosi veće troškove nego kada bi se nabavljale i skladištile ukupne potrebne količine.

 

Planiranje i nabavka opreme

Planiranje i nabavku opreme možemo definisati kao podproces globalnog procesa planiranja realizacije projekta.

On obuhvata utvrđivanje pojedinih vrsta i količina opreme, uređaja i instalacija, njihovo naručivanje i nabavku.

Kod krupnih investicionih programa, planiranje i nabavka tehničke i druge opreme, raznih uređaja i instalacija, njihovo narčuivanje i nabavku.

Kod krupnih investicionih programa, planiranje i nabavka tehničke i druge opreme, raznih uređaja i instalacija znatno je važnija od planiranja nabavke materijala kako sa stanovišta vremena odvijanja projekta u celini, još i više sa stanovišta modela troškova opreme i ukupnih troškova projekta.

Ova oprema se ne može kupiti direktno sa lagera, već se mora unapred dogovarati predaja ove opreme. Predaja dugo traje pa je bitno da isporuka bude u pravo vreme, kako ne bi došlo do zakašnjenja projekta.

S obzirom na cenu opreme, dugo vreme prijema, složenost dopreme na gradilište i montaže, izuzetno je važno da se dobro planira i realizacija naevke nove opreme.
Proces planiranja i nabavke opreme je u principu isti ili veoma sličan procesu planiranja i nabavke materijala i delova.

Procedura obuhvata:

  • izradu specifikacije potrebne opreme
  • istraživanje mogućih proizvođača i dobavljača
  • pregovaranje o uslovima nabavke, i
  • naručivanje i nabavka potrebne opreme.

Na kraju imamo pristizanje opreme kvalitativni i kvantitativni prijem i privremeno skladištenje, pre nego što se krene u montažu.

 

Planiranje radne snage

Planiranje radne snage obuhvata:

  1. Utvrđivanje potreba za pojedinim vrstama radnika.
    Ovome prethodi složen posao procene potreba za radnicima za obavljanje pojedinih aktivnosti, što zavisi od vrste aktivnosti i obima posla, od potrebnog materijala i opreme i od procene vremena potrebnog za obavljanje date aktivnosti.
    Kada su izvršene procene potreba za radnicima, na osnovu njih se vrši planiranje ukupnih potreba za pojedine vrste radnika.
  2. Raspoređivanje raspoloživih radnika na pojedine poslove.
    Pošto utvrđivanje potrebne i raspoložive radne snage najčešće nisu u potpunom skladu javlja se potreba za dodatnim raspoređivanjem.
  3. Optimizacija raspoređivanja radnika na pojedine aktivnosti u skladu sa definisanim potrebama.
    Ova faza se obavlja tako što se vrši odlaganje izvršenja pojedinih aktivnosti, koje prilikom toga oslobađaju deo prekobrojnih kadrova.

Pošto se kritične aktivnosti ne mogu odlagati, ni angažovanje kadrova na kritičnim aktivnostima se ne može smanjivati.

Zato se vrši pomeranje nekritičnih aktivnosti, što dovodi do pomeranja dinamike angažovanja radne snage na realizaciji projekta.

 

Nivelisanje resursa

Nivelisanje resursa može se definisati kao postupak optimizacije raspoređivanja raspoloživih i ograničenih resursa na planiranim aktivnostima, kako bi se one dobile u najmanjem mogućem vremenu i sa najmanjim troškovima.

Bez obzira koliko smo dobro izvršili planiranje vremena i resursa u praksi se najčešće javlja situacija da za izvršenje određenih aktivnosti nema dovoljno resursa, dok za druge aktivnostim ima više nego što je u određenom vremenu potrebno.

Zato je neophodno da se izvrši njihova nivelacija, koja podrazumeva smanjenje potreba za resursima u određenim periodima vremena, kroz pomeranje izvršenja određenih aktivnosti.

Dovodi do produženja vremena realizacije projekta, ali istovremeno omogućava da ne dođe do znatnog povećanja troškova realizacije projekta, koje bi nastale ako bi dodatne resurse bili angažovani u periodima vremena kada nedostaju.

 

Postupak nivelacije resursa

Napravi se mrežni dijagram i gantogram realno posmatranog projekta i unesu se podaci o vremenu potrebnom za izvršenje pojedinih aktivnosti i o potrebnim resursima.

Na osnovu gantograma moguće je naraviti dijagram potrebnih resursa po svakoj vremenskoj jedinici ili vremenskom periodu. Iz ovog histograma se uočava razlika između raspoloživih i potrebnih resursa i određeni vremenski periodi u kojima se pojavljuje manjak ili višak resursa.

Utvrđuje se spisak aktivnosti koje se nalaze u vremenskim periodima kada dolazi do viška i do manjka resursa.

Određeni kriterijumi za odlaganje aktivnosti i za dodeljivanje resursa aktiviraju se tamo gde nedostaju. Mogu se odlagati samo aktivnosti koje nisu na kritičnom putu.
Odlaganje aktivnosti i usklađivanje raspoloživih i potrebnih resursa se obično vrši u više iteracija dok se ne dođe do situacije kada se više aktivnosti ne mogu odlagati.

 

Planiranje troškova realizacije projeka

Osnovni cilj upravljanja projektom je da se projekat realizuje u najkraćem vremenu sa najmanjim troškovima, što ukazuje na povezivanje planiranih troškova realizacije projekta, sa vremenom trajanja projekta i angažovanja resursa.

Povezanost vremena i troškova realizacije projekta usmerava plan i analizu troškova u pravcu istraživanja i pronalaženja najpovoljnijeg odnosa između vremena i troškova realizacije projekta.

Početni korak u planiranju troškova je određivanje troškova pojedinih aktivnosti što predstavlja postupno procenjivanje ovih troškova na osnovu svih poznatih parametara o projektu.

Procena se vrši na osnovu detaljne analize sadržaja aktivnosti u smislu načina izvođenja, korišćenja potrebnih sredstava, sirovina i materijala, korišćenje ljudskog rada, vremena izvođenja aktivnosti.

Planiranje troškova se vrši uz pomoć istih mrežnih dijagrama koji se koriste u planiranju vremena i obavlja se nakon izvršene vremenske analize i planiranja resursa, jer su ovi podaci neophodni za procenu troškova.

S obzirom da procena troškova aktivnosti predstavlja početni korak u planiranju troškova realizacije projekta, i ima veliki značaj za dalje odvijanje ovog procesa, procenu troškova treba da vrše iskusni i kompetentni stručnjaci, dobri poznavaoci procene realizacije projekta.

Teorijski gledano suma svih procena troškova pojedinih aktivnosti daje ukupne procenjene troškove realizacije projekta. Međutim u praksi se zavisno od vremena rojekta ukupni troškovi projekta pojavljuju i drugi organizaciono tehnički nivoi koji zahtevaju procenu troškova.

 

Optimizacija troškova

Obzirom na zavisnost vremena i troškova realizacije projekta, u određenim slučajevima moguće je skratiti ukupno vreme trajanja realizacije projekta na račun određenog povećanja troškova.

To se postiže tako što se određeno uobičajeno vreme trajanja aktivnosti, koje izaziva normalne troškove realizacije aktivnosti skraćuje tako da vreme trajanja pojedinih aktivnosti, koje se dobija povećava troškove.

Da bi krenuli u postupak realne optimizacije potrebno je da se proračunaju troškovi za svaku aktivnost koja dozvoljava moguća skraćivanja.

Priraštaj troškova se računa po formuli:

UT, NT – usiljeni, normalni troškovi aktivnosti
NV, UV – normalno, usiljeno vreme trajanja

Da bi se skratilo ukupno vreme realizacije projekta, uz najmanje povećanje troškova, najpre treba vršiti skraćenje aktivnosti koje se nalaze na kritičnom putu.

Metod se odvija iterativnim postupkom dok se ne iscrpe mogućnosti za skraćivanje pojedinih aktivnosti. Skraćivanje aktivnosti van kritičnog puta nema smisla.

Dodaj komentar Sviđa mi se - (1) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Upravljanje realizacijom projekta 1
  • Upravljanje realizacijom projekta 2
  • Upravljanje realizacijom projekta 3