Acrobat sadrži mnoštvo alata i metoda za komentarisanje i pregled. Da biste se odlučili za alate koje ćete koristiti, najbolje je da ih isprobate.

PDF fajlovima mogu biti odobrena korisnička prava za komentarisanje i pregled samo u verzijama Acrobat Professional i Acrobat Extended. Kada su ta prava omogućena, korisnici mogu da učestvuju u pregledu PDF dokumenata, kao i da čuvaju dokumenta sa komentarima na svojim računarima.

Da biste podesili radno okruženje za pregled i komentare, otvorite Context meni i izaberite More Tools ili izaberite Tools > Customize Toolbars. Otvoriće se prozor More Tools u kome treba kliknuti na Advanced Editing Toolbar i potvrditi izbor alatke Select Object i TouchUp. Potvrdite Comment i Markup Toolbar i potvrdite sve alatke na toj liniji za alatke. Pređite na dole do Edit Toolbar-a i potvrdite sve alatke u njemu. Iz linije za alatke Select i Zoom izaberite alatke koje želite da koristite. Obavezno izaberite alatku Snapshoot. Vratite se na Context meni i izaberite Properties Bar. Izaberite komandu Dock All Toolbars. Nakon postavljanja linija sa alatkama, vaš Toolbar Well će izgledati kao na slici:

 

Upravljanje pregledima

Upravljanje pregledima se koristi za brojne vrste sadržaja, slanjem različitih verzija izvornog PDF dokumenta drugim korisnicima koji će pregledati taj dokument, preko deljenog servera. Korisnici koji će pregledati dokument, mogu dodavati komentare, koristeći alatke za komentarisanje, a zatim poslati ili preuzeti svoje komentare.

Ako ste kreirali dokumente u Word-u ili u AutoCAD-u, možete direktno importovati komentare u izvorni dokument da biste promenili njihov sadržaj.

 

Izbor vrste pregleda

Iako preglede možete slati i-mejlom radi pregleda, jednostavnije je postavljati podešene preglede korišćenjem Wizard-a. Na taj način ne morate importovati komentare, ili dozvoljavati pristup drugim korisnicima. Acrobat Professional zahteva da omogućite drugim korisnicima komentarisanje u deljenim pregledima kao i i-mejl pregledima.

Acrobat obuhvata tri tipa podešenih pregleda. Svaki od njih ima svoj Wizard pomoću koga dostavljate PDF dokumenta sa specijalnim alatima i instrukcijama do ostalih korisnika.

Acrobat Tracker prati i upravlja pregledima i omogućava pristup PDF fajlovima I informacijama o pregledu i o učesnicima pregleda.
Deljeni pregledi, kao i i-mejl pregledi se najčešće koriste. Pokretanje bilo kog od podešenih pregleda morate imati neku i-mejl aplikaciju i mejl server konekciju, a nije potreban dodatni softver za deljene preglede i preglede preko Browser-a. Kao dodatak, Acrobat nudi opciju Share my screen koja vam omogućava da delite svoj desktop sa drugim korisnicima kako biste sarađivati na dokumentima.

 

Track Review

Review Tracker (Commenting > Track review) se koristi za upravljanje pregledima dokumenata. Iz ovog prozora moguće je videti ko je trenutno podelio svoje preglede i koliko komentara je objavio. Takođe, možete ponovo pridružiti pregled, pristupiti servisima za komentare koji su korišćeni u pregledima i slati i-mejl poruke učesnicima.

Review Tracker sadrži linkove ka svim PDF dokumentima u podešenim pregledima. Svaki link prikazuje datum i vreme kada je PDF dokument poslat, kao i listu pozvanih korisnika. Link za deljenje PDF fajlova obezbeđuje dodatne informacije, uključujući krajnji rok i broj primljenih komentara po korisniku. Brisanjem linka iz Reviewer Tracker-a ne brišete PDF fajlove.

Osim Reviewer Tracker panela, Reviewer Tracker ima još dva panela, u kojima možete da upravljate formama i veb Broadcast Subscription-ima (poznatijim kao RSS feeds). Ovim panelima možete pristupiti klikom na dugme na levoj strani prozora.

 

Review Tracker

  1. Izaberite Comments > Track Review.
  2. Otvorite odgovarajući folder:

     Opcije Opis 
     Poslati pregledi Lista PDF fajlova u pregledu koji ste pokrenuli
     Primljeni pregledi Sadrži PDF fajlove koje ste primili. PDF fajlovi će se naći u ovoj listi tek kada ih otvorite.

    PDF fajlovi koji su podebljani (Bold) su oni koji sadrže komentare koje niste pročitali.
  3. Izaberite PDF fajl.

 

Informacije o izabranom pregledu PDF dokumenta se nalazi sa desne strane. Deljeni pregledi otvaraju stranicu koja prikazuje listu korisnika koji su se pridružili pregledu i broj novih komentara.

 

Collaborate

Zajednički pregled nekog PDF dokumenta možete vršiti klikom na Collaborate > Send and Collaborate live.

 

Otvoriće se dijalog boks kao na slici u kojem je potrebno pozvati saradnike upisivanjem njihovih i-mejl adresa, odnosno izborom iz adresara (Address book). Propratna poruka je po defaultu u donjem delu. U dnu je i kvadratić (Chekbox) kojim treba izabrati da li želite da fajl postavite direktno na Acrobat.com serveru ili želite da fajl pošaljete svakom saradniku kao Attachment.

Za ovu operaciju je potrebno imati Adobe ID, besplatno korisničko ime koje dobijate kada se jednom registrujete na bilo koji Adobe-ov servis. Takođe, vaši saradnici moraju posedovati Adobe Acrobat 9 ili Adobe Acrobat Reader 9 kako bi prisustvovali zajedničkom pregledu dokumenta i Chat sesiji.

 

I-mejl pregled

Veliki broj alata za komentare, kao i brojne komande vam nisu potrebne ako ćete komentare dodavati na dokumente za sopstvenu upotrebu. Acrobat je namenjen da vam pomogne u deljenju komentara unutar radne grupe. Komentari i pregledi u radnim grupama funkcionišu na dva načina. Možete podesiti Attach za i-mejl pregled ili razmenjivati komentare sa svojim saradnicima, tako što ćete PDF dokumenta i podatke slati i-mejlom. Možete podesiti Send for Shared pregled, u kome će učesnici ažurirati i preuzimati komentare u deljeni folder na mreži ili veb serveru u toku pregleda. Uz mogućnost dodele korisničkih prava korisnicima Adobe Reader-a, svako ko ima besplatan Adobe Reader softver može učestvovati u pregledu.

Kada pokrenete i-mejl pregled, šaljete praćenu kopiju PDF dokumenta, koja vam omogućava da, na lakši način, sjedinjujete komentare koje primite.

 

Pokretanje i-mejl pregleda

Pre nego što započnete i-mejl pregled, proverite da li vaša i-mejl aplikacija podržava Acrobat:

  1. Pokrenite i-mejl pregled Wizard: Kliknite na dugme Create an Email-based review.
  2. I-mejl pregled možete pokrenuti i iz neke druge aplikacije, kao što je Microsoft Word. Izaberite Adobe PDF > Convert To Adobe PDF And Send For Review ili kliknite na dugme Convert To Adobe PDF And Send For Review.
  3. Unutar Identity Setup dijalog boksa unesite potrebne informacije.
  4. Odredite PDF fajl, ako još nije otvoren i kliknite Next. PDF fajl koji ste otvorili postaje glavni (master) fajl u kome će se prikupljati i spajati komentari koje primate od ostalih korisnika.
  5. Odredite korisnike unoseći njihove i-mejl adrese ili klikom na Address Book i izborom i-mejl adresa iz Lotus Notes-a ili Microsoft Outlook Address Book-a.
  6. Da biste odredili da još neki korisnici osim vas primaju komentare, kliknite Customize Review Options i unesite i-mejl adrese korisnika unutar polja Request That Reviewers Return Their Comments To. Kliknite OK. 
  7. Kliknite Next da biste videli i-mejl pozivnicu, zatim kliknite Send Invitation. Ako vam aplikacija ne dozvoljava da automatski pošaljete pozivnicu, iz sigurnosnih razloga odgovorite na poruke koje će vam ta aplikacija prikazati na ekranu i pošaljite poruku. Kopija PDF dokumenta će biti poslata korisnicima kao Attachment. Kada korisnici otvore Attachment fajl, Acrobat im predstavlja alatke i PDF dokument koji sadrži uputstva.

 

Postoji još jedan način za zajednički pregled dokumenata. Naime, ako iz Toolbar-a izaberete Comment > Attach for email review, možete kao prilog prikačiti PDF fajl u odlaznom i-mejlu kojim zahtevate zajednički pregled.

 

Deljeni pregled

Acrobat 9 vam omogućava jednostavnije korišćenje deljenog pregleda, kao i jednostavnije komentarisanje u realnom vremenu gde svi učesnici mogu međusobno videti komentare. Postoje dve vrste deljenih pregleda koje možete podesiti i u kojima možete učestvovati. Nova opcija Send for Shared Review vam pruža da korišćenjem Acrobat Viewer-a učestvujete u pregledu. Kada podesite pregled, koji je postavljen na veb serveru, podešavate Browser pregled u kome učesnici vrše pregled preko veb Browser-a.

Ukoliko želite da kreirate novi zajednički pregled nekog dokumenta, kliknite na Create a Shared Review u Track review prozoru, izaberite fajl koji želite da komentarišete, a zatim izaberite jednu od opcija koja vam se nudi.

 

 

Da biste upravljali deljenim pregledom, vi i vaši korisnici morate imati prava pristupa serveru, tako da možete da čuvate svoje komentare. Deljeni PDF fokument koji šaljete sadrži Comment i Markup Toolbar, kao i instrukcije u Message bar-u poruke.

Drugi način da kreirate deljeni pregled je da u Toolbaru izaberete Comments > Send For Shared Review.

Novina u Adobe Acrobat 9 verziji je to da je sada moguće postavljati PDF fajl za pregled na neki naš udaljeni server, ali i na Acrobat.com. Dovoljno je da imate kreiran nalog za taj sajt (Adobe ID) i možete potpuno besplatno postavljati sadržaje za pregled drugih korisnika direktno na serveru Acrobat-a.

Ako ipak izaberete vaš server, potrebno je ispuniti sledeće korake:

  1. Ako je potrebno, unesite svoje ime, i-mejl adresu i posao kojim se bavite unutar Review Profile dijalog boksa i kliknite OK.
  2. Izaberite deljenu lokaciju u kojoj ćete smeštati komentare ili kliknite Add New Location. Ako postavite novu lokaciju, ukucajte i opisno ime, odredite vrstu servera (Network Folder, SharePoint Workspace ili WebDAV Folder) i kliknite Next. Unesite putanju do lokacije foldera ili kliknite Browse.
  3. Izaberite PDF dokument koji želite da pregledate, a zatim odredite da li želite da ga pošaljete kao i-mejl dodatak ili da ga postavite na mrežu i pošaljete i-mejl pozivnicu sa URL adresom. Ako želite da PDF dokument distribuirate naknadno, izaberite opciju da sačuvate kopiju na vašem hard disku. Kliknite Next.
  4. Odredite korisnike, tako što ćete ukucati njihove i-mejl adrese, ili klikom na Address Book i izborom i-mejl adresa iz Lotus Notes-a ili Microsoft Outlook-a.
  5. Pregledajte pozivnice i kliknite Finish. Deljeni PDF fajlovi sadrže sledeće informacije: i-mejl adrese korisnika, putanju do deljenog foldera i profil inicijatora pregleda. Bez obzira kako i kada šaljete PDF fajl, svaki primalac će dobiti informacije, koje se pojavljuju u Wellcome Screen-u zajedno sa vestima i skorijim aktivnostima, kada je PDF fajl otvoren.
  6. Ako šaljete deljeni PDF kao i-mejl dodatak, a vaša aplikacija vam ne dozvoljava da pošaljete i-mejl automatski iz sigurnosnih razloga, odgovorite na poruke koje će se pojaviti na ekranu i pošaljite poruku.
  7. Ako želite da distribuirate deljeni PDF fajl, nakon što je pregled započet, svi komentari koji su objavljeni do tada, pojaviće se i u fajlu, čak iako primalac nema pravo pristupa serveru za komentare.

 

Dodavanje komentara u PDF dokumenta

Da biste dodali komentare u PDF dokument, kliknite na dugme Publish Comments i vaši komentari će biti dodati u fajl sa podacima u deljeni folder. Za proveru da li ima novih komentara kliknite dugme Check For New Comments u Message bar-u dokumenta. Kada se novi komentari dodaju u fajl sa podacima, otvara se Message box koji vas informiše o tome koliko je komentara dodato u fajl. Kliknite na tekst Click here to add them.

 

 

Eksportovanje i importovanje komentara

Da biste eksportovali komentare, idite na Comments > Export comments to Data file.

Kada eksportujete komentare u fajl, otvara se Export Comments dijalog boks koji se ponaša slično kao Save As dijalog boks u kome birate odredišni folder, naziv fajla. Kliknite dugme Save. Acrobat vam nudi podrazumevano ime sa ekstenzijom "*.fdf". Možete ostaviti podrazumevano ime ili ga promeniti u polju File Name. Iz padajućeg menija Save As Type, možete izabrati FDF fajl format ili XFDF (XML - FDF fajl), a podrazumevani je FDF.

Unutar Export Comments dijalog boksa, kliknite Save. Rezultujući fajl se može eksportovati samo korisniku koji ima isti PDF dokument iz koga je FDF fajl kreiran. Kada primite FDF i želite da preuzmete komentare, izaberite Comments > Import Comments.

Otvoriće se Import Comments dijalog boks. Pronađite lokaciju na kojoj se nalazi fajl i selektujte ga. Kliknite na dugme Select i komentari će biti importovani u PDF dokument koji ste otvorili. Kada ste uneli komentare u PDF dokument, svi komentari će se importovati na istu lokaciju na kojoj su kreirani. Ako izbrišete stranicu iz PDF fajla i unesete komentare, Acrobat će ih ignorisati jer ne postoji stranica koja im odgovara.

 

Eksportovanje selektovanih komentara

Možete selektovati komentare i izabrati da eksportujete samo selektovane komentare u FDF fajl. Otvorite Comments panel i selektujete da se redosled u Comments panelu vrši u odnosu na komentare. Podrazumevano je da se vrši po stranici. Izaberite stranicu u listi i otvorite padajući meni Options iz Comments Panel Toolbar-a. Izaberite Export Selected Comments iz menija Options. Otvoriće se Export Comments dijalog boks. Pretražite hard disk da pronađete folder u kome želite da sačuvate FDF ili XFDF fajl, dodelite mu ime i kliknite dugme Save.

 

 

Takođe, komandom Comments>Export comments to Word file sve komentare ćete eksportovati u već postojeći Word fajl (.doc). Dakle, preuzećete komentare iz PDF fajla i ubaciti ih u DOC fajl.

Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Pregled i komentarisanje PDF fajlova 1
  • Pregled i komentarisanje PDF fajlova 2
  • Pregled i komentarisanje PDF fajlova 3