Svi mi svakodnevno upravljamo najrazličitijim vrstama projekata. Neki od njih su očigledni pošto ste nalog za njihovo obavljanje dobili od neposrednih rukovodilaca, poput projekta uvođenja novog informacionog sistema ili plasiranja novog proizvoda na tržište. Sa druge strane, postoje i projekti koji nisu tako očigledni, a sa kojima se svakodnevno susrećemo: odlazak u samoposlugu ili pranje automobila, na primer. Ukoliko morate da organizujete letovanje za sebe i svoju porodicu i to je projekat. Ako ste došli u priliku da rukovodite izgradnjom puta koja će trajati tri godine, koordinirajući pritom dobijanje svih dozvola i rad svih podizvođača, svakako ste u prilici da upravljate projektom.

Shvatanje šta svi projekti, bez obzira koliko je njihova veličina, imaju zajedničko predstavlja osnovu razumevanja svega onoga što projekti mogu da urade za naše svakodnevne živote. Svi projekti imaju:

  • generalni cilj
  • rukovodioca, odnosno menadžera projekta
  • pojedinačne zadatke koji se moraju obaviti u cilju završetka projekta
  • vremenska ograničenja u okviru kojih svaki od pojedinačnih zadataka mora biti izvršen (recimo tri sata, tri dana ili tri meseca)
  • resurse (ljude, opremu, sredstva i zalihe, na primer) koji su neophodni za obavljanje projekta
  • budžet (troškove koji su povezani sa ljudima, opremom, sredstvima i zalihama)



Upravljanje projektima se, najjednostavnije gledano, može posmatrati kao proces upravljanja svim elementima projekta, bez obzira na njegovu veličinu.

Najznačajniji elementi upravljanja projektima - zadaci, tajming i međuzavisnosti

Luis Kerol, autor „Alise u zemlji čuda“, je rekao: "Ukoliko ne znate gde ste se uputili, bilo koji put kojim ste krenuli će vas odvesti do vašeg cilja". Dakle, najvažniji element upravljanja projektima se ogleda u sledećem - morate razumeti cilj vašeg projekta ukoliko želite da počnete da pravite listu poslova koje morate obaviti ukoliko želite da ga realizujete.

Zadatak je najlakše posmatrati kao jednu od stavki koje stavljate na listu poslova koje treba da odradite. Neki od zadataka prilikom upravljanja građevinskim projektima mogu biti: zatraži građevinsku dozvolu, proveri cene materijala, ugovori posao sa podizvođačem... Zadaci se najčešće raščlanjavaju u faze, (odgovorajuće delove projekta) koje se potom međusobno povezuju.  Pošto rok predstavlja najvažniji deo svakog projekta, neophodno je definisati i posmatrati vremenske odnose između pojedinih zadataka.


Slika 1


Veličina i složenost zadatka u potpunosti zavise od vaših želja. Na primer, možete kreirati jednostavan zadatak istraživanja vaše konkurencije ili možete kreirati fazu projekta koja se sastoji od jednog glavnog zadataka i većeg broja podzadataka koji se nalaze ispod njega. Na primer, glavni zadatak može biti analiza konkurencije, dok podzadaci mogu biti istraživanje Online baza podataka o konkurenciji, analiza godišnjih izveštaja konkurentskih kompanija i pregled proizvodnog programa konkurenata.

Dodavanje zadataka projektu neće ni u najmanjoj meri povećati njegove troškove (osim minimalnog povećanja utroška memorije vašeg računara) tako da projekat može imati zadataka i faza koliko god vi poželite. Jednostavnom upotrebom strukture za kreiranje projekta možete definisati različite nivoe zadataka. Što je veći broj zadataka i njihovh nivoa, to je veći i nivo detaljnosti opisivanja projekta.

Microsoft Project 2007 raspolaže jednom izuzetno korisnom mogućnošću koja se ogleda u tome da možete preneti sve podatke o vremenu i troškovima iz podzadataka koji sačinjavaju neku fazu u zadacima zbirnog nivoa. Tri podzadatka koja slede jedan za drugim, zahtevajući pritom po jedan dan i 200 evra za izvršenje svakog od njih, dovode do jednog zbirnog zadatka koji se proteže na tri dana i košta 600 evra. Svoj projekat možete sagledati sa različitim nivoima detaljnosti ili možete dobiti automatske podatke o vremenskom trajanju i troškovima ukoliko više volite da dobijete samo sumarni pregled informacija.

Sve je u vremenu

Često se kaže da je pravi tajming preduslov uspeha, a upravljanje projektima je jedna od oblasti u kojoj značaj vremena dolazi do pravog izražaja. Skoro svi zadaci koji sačinjavaju projekat imaju vremenska ograničenja, koja se nazivaju trajanje i odnose se na količinu vremena koja je neophodna za izvršenje zadatka.

Jedini zadaci koji nemaju vremensko trajanje su ključne tačke. Ključna tačka je zadatak čije je trajanje nula i one, u osnovi, označavaju trenutak u vremenu koji mora biti istaknut u planu realizacije projekta. Tipični primeri ključnih tačaka mogu biti odobravanje dizajna kataloga ili početak rada proizvodne linije.

Projekti ne pružaju magične formule za trajanje zadataka, to je posao koji morate uraditi sami na osnovu sopstvenih iskustava i procene. Da li je za kreiranje ambalaže za novi proizvod dovoljno pet dana ili će nam biti potrebno pet nedelja? Da li će za dobijanje građevinske dozvole biti potreban mesec ili godina (imajte na umu da radite sa državnim službama na koje nemate uticaja, tako da je neophodno da dobro razmislite pre nego što donesete odluku o trajanju)? Projekat nije posledica predskazanja - vi morate da obezbedite činjenice, cifre i realna predviđanja kako biste napravili plan njegove realizacije. Nakon unošenja tih informacija Microsoft Project vam može u značajnoj meri pomoći da održite vremenski raspored i da pratite progres realizacije vašeg projekta.

Međuzavisnosti zadataka

Poslednji deo slagalice koja definiše koliko vremena će vaš projekat trajati predstavlja koncept međuzavisnosti, odnosno vremenskih odnosa među zadacima. Ukoliko imate listu od deset zadataka koji svi počinju u istom trenutku, trajanje vašeg projekta će biti definisano trajanjem najdužeg zadatka.


Slika 2

Nakon što definišete i implementirate vremenske odnose između zadataka, vaš raspored se može razvući tokom vremena poput lastiša. Na primer, jedan zadatak može da počne tek po završetku nekog drugog zadatka. Drugi zadatak može da otpočne na polovini realizacije prethodnog zadatka. Neki od zadataka mogu da otpočnu tek nedelju dana po završetku prethodnog zadatka. Tek nakon što počnete da dodeljujete ove odnose možete doći i do saznanja o tome da vremensko trajanje projekta nije definisano samo trajanjem pojedinačnih zadataka, već i međusobnim odnosima između njih.
 
Ovo su neki od primera međuzavisnosti:

  • Ne možete početi sa korišćenjem nove opreme pre nego što završite sve zadatke koji su povezani sa njenom instalacijom.
  • Morate sačekati svež cement da se osuši pre nego što počnete sa gradnjom objekta na temelju.
  • Ne možete početi sa prodajom novog leka pre nego što dobijete sve dozvole koje su neophodne za njegovo stavljanje u promet.


Slika 3

Slika 3 prikazuje plan projekta kod koga su uspostavljena sva trajanja zadataka i sve zavisnosti između pojedinačnih zadataka i za koje su dobijena i odgovarajuća sveukupna vremena realizacije projekta.

Pored uvođenja međuzavisnosti između zadataka možete definisati i ograničenja. Na primer, možete definisati da ne želite da se novi proizvod pojavi na tržištu sve dok se ne pojavi reklama u vašem katalogu, tako da možete postaviti međuzavisnost između ova dva događaja. Možete postaviti i ograničenje koje kaže da sa proizvodnjom novog proizvoda morate početi najkasnije 3. novembra. U ovom slučaju, ukoliko ne ispoštujete vremenski rok za reklamu u katalogu, proizvodnja će ipak početi 3. novembra, odnosno neće se dozvoliti da zadatak ne počne sa izršavanjem zato što se nisu ispunili svi preduslovi za početak.

Podešavanje resursa

Koncept resursa veoma često izaziva zbunjenost kod osoba koje se prvi put susreću sa upravljanjem projektima. Resursi nisu samo ljudi koji su uključeni u projekat. Resurs može biti i deo opreme koji rentirate, sala za sastanke za koju plaćate naknadu za svaki sat korišćenja, paket papira ili softver koji morate da kupite.

Microsoft Project dozvoljava da se definišu tri vrste resursa: radni resursi, materijalni resursi i troškovni resursi. Radni resursi se plaćaju na osnovu toga koliko sati ili dana resurs (najčešće su to ljudi) radi na realizaciji zadatka. Materijalni resursi, poput građevinskog materijala ili čelika, plaćaju se po broju trošenja ili na osnovu jedinice mere (npr. kvadratni metar, kilogram ili litar). Troškovni resursi imaju svoju fiksnu dimenziju, poput naknade za salu za sastanke u fiksnom iznosu i ovi troškovi se ne menjaju u odnosu na broj ljudi koji su prisustvovali nekom sastanku ili u odnosu na njegovo trajanje.

Neki resursi, poput ljudi, obavljaju svoj rad u skladu sa radnim kalendarom. Ukoliko određena osoba radi osam sati dvevno, a vi joj dodelite dodelite zadatak za čije je izvršenje potrebno 24 sata, njoj će bitipotrebno tri radna dana da završi zadatak. Sa druge strane, nekom čiji radni dan traje 12 sati će za izvršenje ovog zadatka biti dovoljno 2 radna dana. Pored toga, za ljudske resurse možete definisati radne i neradne dane, odnosno možete definisati i izuzetke poput izvršilaca koji rade umanjeni broj radnih sati ili rade u smenama.

Za svaki od resursa možete definisati različite cene, poput cene za sat rada u okviru radnog vremena i cene za sat prekovremenog rada. Program će sam upotrebiti odgovarajuću cenu na osnovu kalendara i radnih zadataka koji su dodeljeni svakom od resursa. Informacije o resursima i načinu na koji njihovo dodeljivanje zadacima utiče na troškove projekta možete videti na slici 4 na kojoj je prikazana tabela sa resursima. Tabelak sadrži kolone sa informacijama o resursima i njihovim troškovima.


Slika 4


Uvek bi trebalo da imate na umu jednu izuzetno važnu stvar o resursima. Oni iskazuju tendenciju pojavljivanja međusobnih konflikata. Ovi konflikti su najčešće povezani sa dodeljenim resursima za kojima se ukazuje potreba koja prevazilazi njihovo raspoloživo radno vreme. Na primer, ukoliko jednom radniku dodelite tri zadatka od kojih svaki traje po osam sati i koji se moraju obaviti u istom danu, odnosno u okviru istih osam sati, Microsoft Project će vas upozoriti o konfliktu koji se pojavio u vašem projektu.

Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Pojam upravljanja projektima 1
  • Pojam upravljanja projektima 2
  • Pojam upravljanja projektima 3