U ovoj lekciji ćemo obrađivati:

  • Pojam i namenu programa Microsoft Project
  • Planiranje i priprema projekta
  • Planiranje troškova i alokacija resursa

 

Definicija

Microsoft Project je projekt menadžment program razvijen od strane Microsoft-a, sa namenom da pomogne menadžerima projekta u razvoju planova, dodeljivanju resursa  Task-ovima, praćenju progresa, upravljanju budžetom i analizi opterećenja.

Prva verzija Microsoft Project-a je objavljena za DOS 1984. godine. Microsoft je kupio sva prava na softver 1985. godine i izbacio drugu verziju. Posle toga su usledile još dve verzije pod DOS sistemom. Prva Windows verzija je objavljena 1990. godine i dobila je naziv verzija 1 za Windows. Sledeće verzije su puštene 1992, 1993, 1995, 1998, 2000, 2002, 2003. Najnovija verzija je Microsoft Project 2007.

Primer radnog okruženja u MS Project-u prikazan je na sledećoj slici. 

 
Slika 1. Okruženje Microsoft Project


Jedna od velikih prednosti MS Project-a je koncept linkovanih linija između Task-ova predstavljenih Gantt-ovim dijagramom. Gantt dijagram je vrsta linijskog grafikona koja ilustruje raspored projekta. Pokazuje početni i krajnji datum i pregled elemenata projekta.

Na sledećoj slici je prikazan Gantt-ov dijagram koji pokazuje tri vrste zavisnosti rasporeda (crvenom bojom) i procentulani indikator kompletnosti.

Slika 2. Primer Gantt-ovog dijagrama

Planiranje u MS Project-u

U procesu planiranja MS Project uzima u obzir veliki broj faktora. Važniji faktori koje je potrebno planirati su: međuzavisnost zadataka, razna ograničenja i poznati prekidi u realizaciji projekta, kao što su praznici, odmori i slično.

Svaki zadatak se planira tako što se definišu trajanje zadatka, rad i uloženi resursi.

Trajanje zadatka je potrebno vreme za završetak projektnog zadatka, odnosno ukupno potrebno vreme za obavljanje zadatka iskazano u broju radnih sati u skladu sa radnim zadatkom.

Rad je utrošena radna snaga za obavljanje određenog posla. Na nivou zadatka rad predstavlja ukupan broj sati po izvršiocu, za sve resurse, neophodnih da se zadatak obavi. Za dodelu zadataka (Assignment), ovaj podatak predstavlja količinu posla koja je dodeljena navedenom resursu u okviru svih zadataka.

Uloženi resursi – (resursi – ljudstvo, oprema i materijali) predstavlja količinu rada resursa dodeljenog datom zadatku i njihovu raspodelu (Allocation – procentualna vrednost kapaciteta resursa koja je dodeljena za obavljanje u datom zadatku).

Planiranje projekta

U okviru ove faze mogu se izdvojiti sledeće ključne operacije:

  1. Definisanje projekta
  2. Planiranje aktivnosti
  3. Planiranje i alokacija resursa
  4. Planiranje troškova projekta
  5. Planiranje kvaliteta i rizika
  6. Planiranje komunikacije i sigurnosti
  7. Optimizovanje inicijalnog plana
  8. Distribucija plana projekta

Planiranje aktivnosti

Nakon faze inicijalnog planiranja, u ovoj fazi detaljnije se razrađuje projekat. Najčešće operacije u ovoj fazi podrazumevaju:

  • Definisanje liste zadataka – nakon što su identifikovani neophodni radni zadaci, podaci o zadacima se unose detaljno u MS Project dokument. Ukoliko ovi podaci već postoje u nekom MS Project dokumentu, moguće ih je kopirati ili uključiti u novi dokument.
  • Prikaz organizacije projekta – nakon što su definisani zadaci, moguće ih je prikazati korišćenjem ugrađenih ili prilagođenih struktura koje omogućavaju da se liste zadataka organizuju po različitim principima.
  • Organizovanje projekta u dokumente koji sadrže glavni projekat i podprojekte - kada je neophodno upravljati velikim projektom ili većim brojem povezanih projekata, moguće je podatke organizovati u više MS Project dokumenata, od kojih jedan predstavlja glavni projekat, a ostali podprojekte.
  • Procenu dužine trajanja zadataka – unošenjem procenjene dužine trajanja zadataka, umesto fiksnog datuma početka i završetka, omogućava da MS Project sam kreira raspored zadataka.
  • Definisanje ograničenja i međuzavisnosti između zadataka – nakon što su definisana trajanja pojedinih zadataka, radi bolje kontrole, potrebno je uneti i dodatna ograničenja i veze između zadataka.
  • Kreiranje veza između više projekata – ukoliko je neophodno MS Project omogućuje da se uspostave veze zavisnosti ne samo između zadataka u okviru jednog projekta nego i između zadataka koji su delovi različitih projekata, čime se omogućuje tačno modelovanje zavisnosti između projekata u složenijim okruženjima.

 

Planiranje i alokacija resursa

Kako su u ovoj fazi planiranja već poznati ciljevi projekta, lista zadataka, kao i njihovo procenjeno trajanje, ove informacije se mogu iskoristiti za određivanje liste resursa neophodnih za njihovo izvršenje. U ovoj fazi se obavljaju sledeće operacije:

  • Procena neophodnih resursa – vrši se identifikacija zahteva, preliminarna procena i alokacija ljudstva i materijalnih resursa neophodnih za obavljanje svakog zadatka.
  • Unos informacija o resursima i potrebnom radnom vremenu – nakon što su identifikovani neophodni resursi (ljudski i materijalni), unose se osnovne informacije o potrebnim resursima (naziv resursa, grupisanje resursa, raspoloživa količina resursa, cena angažmana resursa…).
  • Deljenje resursa između različitih projekata – najčešći slučaj u realnom svetu je da se isti resursi koriste za realizaciju različith projekata, pa je stoga u MS Project-u i omogućeno da više projekata dele jedan bazen resursa. To odslikava realan angažman ljudstva i tehnike u poslovnom sistemu.
  • Dodela odgovarajućih resursa radnim zadacima

 

Planiranje troškova projekta

U ovoj fazi planiranja projekta vrše se sledeće operacije:

  • Procena troškova – predstavlja proces u kome se na osnovu angažovanih resursa za određene zadatke, predviđaju ukupni troškovi neophodni za uspešan završetak projektnih zadataka.
  • Definisanje i publikovanje troškova – nakon što su pojedinačni troškovi uneti i definisani, moguće ih je snimiti kao budžet projekta i učiniti dostupnim ostalim saradnicima koji rade na istom projektu.
  • Pripreme za upravljanje troškovima – prethodno unesene informacije o troškovima, omogućavaju da se u fazi izrade projekta prate stvarni troškovi. Moguće je odrediti kada su troškovi naplativi, način kalkulacije troškovima, definisati početak i kraj fiskalne godine itd…

 

Planiranje kvaliteta i rizika

Pre nego što se uđe u fazu realizacije projekta moguće je definisati i stanarde kvaliteta koje je neophodno postići.

Moguće je i da neki nepredviđeni događaji poremete odvijanje projekta pa je ponekad neophodno ostaviti određeni prostor za pokrivanje neočekivanih rizika pri realizaciji projekta.

Planiranje komunikacija i sigurnosti

Da bi upravljanje projektima uz pomoć MS Project softverskog paketa bilo uspešno, neophodno je uspostaviti odgovarajući način komunikacije među saradnicima koji će garantovati da se MS Project dokumenti dosledno ažuriraju u toku realizacije projekta. Osim toga neophodno je voditi računa i o sigurnosti MS Project dokumenata. MS Project pruža osnovne sigurnosne alate koji omogućavaju da se odrede prava pristupa i izmena dokumenata.

Dodaj komentar Sviđa mi se - (2) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Microsoft Project i planiranje projekta 1
  • Microsoft Project i planiranje projekta 2
  • Microsoft Project i planiranje projekta 3