Kontrola omogućava menadžerima kontrolu efikasnosti planiranja, organizovanja i vođenja, a i preduzimanje korektivnih akcija i predstavlja obaveznu fazu procesa upravljanja preduzećem. Ona je istovremeno i zadnja faza procesa upravljanja u kojoj se sagledava i ocenjuje da li se proces upravljanja odvija u skladu sa planiranim, i da li se na izlazu dobijaju rezultati koji su planirani i očekivani.

Osnovna obeležja kontrole su da je to proces kojim se meri, poredi, proverava i ocenjuje tekuće stanje i događanja. Kao standard za obavljanje merenja, upoređivanja i ocene, služe planirani rezultati i planirana stanja.

Kontrola je dinamičan proces. Potrebno je nalaziti načine da se rezultati približe standardima a ne samo identifikacijom prethodnih neuspeha. Osnovni koraci u kontrolnom procesu su upitati zašto se nešto desilo. Treba uvek imati na umu da i najbolji planovi mogu da krenu naopako. Potrebno je pratiti promene i njihovo dejstvo na napredak organizacije.

Po otklanjanju odstupanja od planiranog cilja i rezultata, sistem kontrole deluje kao regulator procesa upravljanja. Bez kontrole nije moguće ostvariti planirane ciljeve i rezultate - nije moguće ni upravljati. Ona je povezana sa planiranjem i ovoj fazi dostavlja informacije o aktuelnim rezultatima. Takođe, omogućava da se neki planirani ciljevi i zadaci isprave i da se proces upravljanja učini efikasnim.


Elementi kontrole

Najznačajniji elementi kontrole su:

  • Ustanoviti standarde i metode za merenje rezultata, odnosno odrediti ciljeve, planove, politike i standarde- Ciljevi koji se postavljaju tokom procesa planiranja trebalo bi da budu izraženi u jasnim i merljivim izrazima kojima se utvrdjuju i odredjuju tokovi realizacije. To je važno iz nekoliko razloga. Prvo, nejasno saopšteni ciljevi, kao što su „unaprediti veštine radnika" su samo prazni slogani, sve dok rukovodioci ne počnu  da preciziraju šta misle pod „unaprediti" i šta nameravaju da učine da bi ostvarili te ciljeve i kada. Drugo, ako su ciljevi precizno saopšteni (kao što je „unapredjenje veštine radnika putem seminara koji će se održavati u preduzeću svake nedelje tokom onih meseci kada je manje opterećenje- zimsko vreme"), mnogo lakše se može oceniti njihova preciznost i korisnost. Npr. U industrijskom preduzeću, standardi i merila mogu da obuhvate proizvodne i prodajne ciljeve, procenat prisustva na poslu, procenat proizvodnog škarta. U uslužnom sektoru standardi i merila mogu da sadrže i podatke o tome koliko dugo klijent treba da čeka u redu u banci, koliko dugo treba da čeka pre nego što neko odgovori na telefonski poziv ili koliko je novih klijenata privukla nova propagandna kampanja.
  • Utvrditi načine merenja rezultata-Kao i svi ostali aspekti kontrole, merenje je trajan proces. Učestalost merenja zavisi od vrste aktivnosti koja se meri. U prozvodnom postrojenju nivo zagadjenosti vazduha, npr. može da bude pod neprekidnom kontrolom iz sigurnosnih razloga, dok najviše rukovodstvo može, jednom ili više puta godišnje, da razmatra da li je ostvaren napredak u procesu dugoročno postavljenog cilja. Slično tome, od korisnika franšize u objektima lokalnog Mc Donaldsa može se zatražiti da stalno kontroliše koliko dugo kupci čekaju na uslugu. Ukoliko ima odstupanja od utvrdjenih vrednosti, žalbeni postupak ima tačno utvrdjenu proceduru. Naravno, dobar rukovodilac neće dopustiti da izmedju dva merenja rezultata prodje puno vremena.
  • Utvrditi da li rezultati odgovaraju standardima-Ovo je najjednostavniji korak u kontrolnom procesu. Pretpostavlja se da su složena pitanja rešena u prva dva koraka. U ovoj fazi, izmereni rezultati porede se sa prethodno utvrdjenim i postavljenim ciljevima i standardima. Ako se rezultati i standardi poklapaju, rukovodioci mogu smatrati da je „sve pod kontrolom".
  • Izvršiti korektivne akcije tj. korekciju tekućih aktivnosti da bi se postigli željeni rezultati-Ovaj korak je neophodan ako su ostvareni rezultati ispod standarda, a analiza pokazuje da je potrebna akcija. Korektivna akcija je svaka promena u jednoj ili više aktivnosti operacija organizacije. Npr. korisnik franšize može da ustanovi da je potrebno da više radnika radi za pultom da bi se postiglo standardno vreme Mc Donaldsa od 5 minuta koliko kupac čeka na uslugu. Sa druge strane, tokom kontrole može se (što je često slučaj) otkriti da standardi nisu prikladni (ili su previsoki ili su preniski). U ovom slučaju, korektivnom akcijom menjaju se standardi a ne aktivnosti.


Principi kontrole

Svi procesi i sistemi kontrole u preduzeću baziraju se na određenim principima, koji čine opštu osnovu za definisanje i izgradnju odgovarajućih kontrolnih sistema. Prema nekim autorima postoji sedam osnovnih principa kontrole:

  • strateška tačka kontrole
  • povratna veza
  • fleksibilnost kontrole
  • organizaciona prikladnost
  • samokontrola
  • direktna kontrola 
  • humani faktor

Procesi kontrole

Obzirom na različite poslovne funkcije u preduzeću, mogući su različiti sistemi kontrole. Broj i vrste kontrolnih sistema u preduzeću zavise od njegove veličine, vrste delatnosti, a najčešće se u praksi pojavljuju sledeći kontrolni sistemi:

  • kontrola kvaliteta proizvoda
  • kontrola zaliha
  • kontrola pojedinih tehnoloških procesa
  • kontrola odvijanja procesa proizvodnje
  • kontrola budžeta
  • kontrola troškova, finansijska kontrola
  • kontrola izvođenja projekata ...


Ko vrši kontrolu?

Funkcije u organizaciji koje postavljaju ciljeve, parametre i standarde i koje su odgovorne za njihovu realizaciju obično vrše kontrolu. To su:

  • Top menadžment
  • Neposredni rukovodioci i
  • Izvršioci

Ona treba da bude:

  • javna
  • objektivna
  • pravedna
  • jasna

Kontrola pri uvođenju u posao

Da bi se sprečile ili umanjile greške na poslu koje se mogu javiti kod novozaposlenih preporučuje se da rukovodioc obrati pažnju na sledeća pitanja:

  • Da li su novom radniku data jasna uputstva i nalozi
  • Da li su mu pravilno odmereni zadaci
  • Da li su mu na raspolaganju potrebna sredstva
  • Da li zna pravilno da rukuje sredstvima rada prema datim uputstvima
  • Da li mu je objašnjen značaj posla koji mu je poveren i povezanost sa celinom poslova u organizaciji
  • Da li su pravilno uočeni početni uspesi radnika
  • Da li mu je ukazano na greške i ponuđena pomoć
Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Kontrola 1
  • Kontrola 2