SVRHA IZVEŠTAJA

 

Svrha izveštaja jeste da prikazuje podatke u određenom formatu. Iako sadržaj izveštaja možete da koristite i za pregled podataka na ekranu, njegova prvenstvena uloga je da ga pošaljete na štampač da biste dobili papirni primerak izveštaja.

 

Izveštaji omogućavaju izračunavanje i prikazivanje sumarnih podataka. Podaci se mogu grupisati i prikazivati u zavisnosti od redosleda grupisanja.

 

Izveštajima možete dodati ukupne zbirove, statističke obrade podataka ili da prikazujete podatke u grafičkom obliku. Na izveštaju možete da štampate slike i drugu grafiku. Korišćenjem aplikacije Report Writer možete kreirati izveštaje, koji su pregledani, efektno doterani i estetski lepo prilagođeni, kao na slici 51. Praktično, skoro svaki izveštaj koji zamislite u glavi možete kreirati i u Accessu.

 

Vrste izveštaja

 

U savremenom poslovnom svetu koriste se sledeće četiri vrste izveštaja:

 

Proces sastavljanja izveštaja

 

Najčešće podatke ne želite da štampate u jednostavnom tabelarnom prikazu, već želite da unesete i neka grupisanja, sortiranja, izdvajanja i obrađivanja specijalnih izračunavanja korišćenjem agregatnih funkcija (SUM, AVG, MIN, MAX...) Planiranje izveštaja počinje mnogo pre nego što počnete da pravite sam izveštaj. Vi krećete u projektovanje imajući u vidu svoje namere i želje, dok Access polazi od obične gomile sirovih podataka. Da biste dobro dizajnirali izveštaj i osmislili ga tako da podatke predstavlja na veoma pregledan i atraktivan način preporučuje se korišćenje sledećeg postupka za njegovo pravljenje:

 

·          Definisanje izgleda izveštaja – na papiru obično napravite skicu izveštaja na koji okvirno rasporedite prostor gde će biti smešteni podaci, zaglavlja i totali. Neophodno je da već sada odredite na koji način ćete izvršiti eventualna grupisanja i sortiranja.

·          Pridruživanje podataka – raspoređivanje konkretnih podataka (polja iz tabela ili upita), koja će s nalaziti na vašem izveštaju. Kao izvor za podatke koji se nalaze u izveštaju možete koristiti sadržaj tabela ili još mnogo češće specijalno napravljenih upita.

·          Sastavljanje izveštaja u Accessovom prozoru za oblikovanje izveštaja – kada ste završili proces osmišljavanja izveštaja, naravno morate ga i tehnički “odraditi” u Accesu korišćenjem Report Writera

·          Štampanje ili pregledanje sadržaja izveštaja – kada završite izveštaj preporučuje se probno štampanje, kako biste lakše uočili sve eventualne greške koje su prilikom njegovog pravljenja nastale. Posebnu pažnju morate voditi o dimenzijama papira koji koristite za izveštaj, jer se često dešavaju problemi sa definisanjem margina (korišćenjem opcije Page Setup).

 

Pravljenje izveštaja pomoću čarobnjaka za izveštaje

 

U Accessu možete da napravite gotovo svaki tip izveštaja. Međutim, neki od njih se prave lakše nego drugi ukoliko koristite čarobnjaka za izveštaje da biste napravili početnu verziju izveštaja. Poput čarobnjaka za forme, čarobnjaci za izveštaje pripremaju osnovnu verziju izveštaja koju možete da doradite.

 

Čarobnjaci za izveštaje pojednostavljuju postupak razmeštanja polja tako što vam najpre vizuelno postavljaju niz pitanja o izveštaju koji želite da napravite, a onda automatski prave izveštaj umesto vas. Izveštaj koji je čarobnjak napravio može dalje da se dorađuje, ako ima potrebe.U ovom poglavlju čarobnjaci za izveštaje će nam pomoći da napravimo i tabelarni i stubačni izveštaj.

 

 

 Izbor polja koja koristite u izveštaju

 

Izbor tabele ili upita čija će se polja nalaziti na vašem izveštaju, vršite u podnožju početnog dijaloga za pravljenje izveštaja New Report (zaokruženi deo na slici 52). Izbor konkretnih polja u Report Wizardu vrši se na potpuno isti način kao i prilikom korišćenja Form Wizarda.

 

 Zadavanje nivoa grupisanja

 

U sledećem okviru za dijalog možete da zadate po kojem polju (ili poljima) ćete grupisati podatke (slika 53). Pošto je u našem primeru neophodno da proizvodi budu grupisani po kategorijama, Category Name je jedino polje po kome će podaci biti grupisani. U ovoj fazi odrađujete polje (ili polja) čija promena vrednosti izaziva ispisivanje zaglavlja i/ili podnožja grupe Čarobnjak Report Wizard omogućava da na izveštaju definišete od nula do četiri polja za grupisanje; njihov redosled možete da menjate pomoću dugmadi za prioritet (Priority). Redosled po kome postavite polja za grupisanje određuje nivoe u hijerarhiji grupa.

 

Access automatski sortira po polju po kome je izvršeno grupisanje. Dodatna polja za sortiranje koje zadate omogućavaju sortiranje podataka unutar odeljka Details. U našem primeru Access već sortira podatke po vrednostima polja CategoryName u odeljku grupe. U sledećem primeru neophodno je izvršitit i sortiranje po opciji ProductID.

 

Izborom opcije Summary options prelazite na dijalog u kome možete izvršiti sumiranja (SUM), izračunavanja prosečne vrednosti (AVG), kao i najmanjeg (MIN) i najvećeg (MAX) zapisa u grupi.

 

Možete i da zadate da li ćete prikazati ili sakriti podatke u odeljku za detalje. Ako izaberete opciju Detail and Summary, izveštaj će prikazivati sve podatke; opcija Summary Only skriva odeljak za detalje, pa se na izveštaju vide samo sumirani podaci.

 

I najzad, ako potvrdite polje Calculate percent of total for sums (izračunati procenat od ukupnog iznosa), ispod zbira grupe na izveštaju pojaviće se procenat koji predstavlja učešće zbira grupe u ukupnom zbiru izveštaja

 

 Zadavanje razmeštaja podataka u izveštaju

 

Okvira za dijalog (slika 56) utiče na izgled izveštaja i omogućava vam da zadate razmeštaj podataka. Grupa opcija Layout nudi šest mogućih načina. Opcije iz ove grupe opisuju Accessu da li treba da ponavlja zaglavlja stubaca ili ne, da li treba da uvuče udesno niže nivoe grupisanja i da li treba da doda linije ili okvire između redova podataka u odeljku za detalje. Pošto izaberete određenu opciju, slika na levoj strani se menja da biste videli kako izabrana opcija deluje.

 

 Zadavanje stila izveštaja

 

Pošto izaberete razmeštaj podataka na izveštaju, izaberite stil izveštaja u okviru za dijalog. Svaki stil nudi drugačije pozadinsko senčenje, veličinu fonta, vrstu slova i druge karakteristike formatiranja. Kako izaberete jedan od njih, slika na levoj strani se menja da biste videli kako deluje izabrana opcija. Za naš primer izaberite stil Bold. I najzad, pritisnite dugme Next da biste prešli u poslednji okvir za dijalog.

 

Menjanje strukture izveštaja

 

Došli ste i do poslednjeg okvira za dijalog čarobnjaka Report Wizard (slika 58). Karirana zastava pokazuje da ste stigli na cilj. U gornjem delu okvira za dijalog možete da upišete naslov izveštaja. On se pojavljuje u izveštaju samo jednom, a ne na početku svake strane. Čarobnjak vam nudi ime tabele od koje ste počeli izveštaj. Ako ste za izveštaj koristili upit, biće vam ponuđeno ime tabele koju ste zadali kao osnovu prikaza (u našem primeru to je Categories). Naravno vi možete ovaj ponuđeni naslov da promenite.

 

Izaberite zatim jedno od dugmadi opcija u donjem delu okvira za dijalog:

·          Preview the report – prelazak u režim Print Preview iz koga možete da pregledate izveštaja i odmah ga štampate

·          Modify the report's design – prelazak u režim Design View u kome uz pomoć Report Writer-a možete da menjate strukutru izveštaja

 

Pritisnite dugme Finish da bi čarobnjak završio svoj posao i prikazao izveštaj.

 

Prozor za oblikovanje izveštaja

 

Kada pritisnite prvu ikonu na paleti sa alatkama, Access će vam prebaciti u prozor za oblikovanje izveštaja, koji je veoma sličan prozoru za oblikovanje obrazaca. Najveća razlika je u odeljcima koji čine izveštaj. Kao što se vidi na slici 59, struktura izveštaja odražava opcije koje ste zadali dok ste koristili čarobnjaka za izveštaje.

 

Štampanje izveštaja

 

Kada ste konačno završili proces kreiranja izveštaja, sadržaj jednog ili više zapisa možete da odštampate u svom izveštaju, tačno onako kako on izgleda na ekranu (slika 60), na jedan od sledećih načina:

·          Izaberite File – Print u liniji menija,

·          Pritisnite dugme Print u prozoru za pregledanje izveštaja,

·          Izaberite File – Print u prozoru baze podataka (pošto istaknete ime izveštaja).

Ukoliko izaberete File – Print, pojavljuje se standardni Windows okvir za dijalog Print. Možete da zadate opseg štampanja, broj primeraka i druge opcije za štampanje. Kada pritisnete ikonu Print, izveštaj se odmah šalje na štampač bez prikazivanja okvira za dijalog Print.

 

Snimanje izveštaja na disk

 

Strukturu izveštaja možete da snimite na disk u svakom trenutku; izaberite File – Save, ili File – Save As ili File – Export u prozoru za oblikovanje izveštaja, ili pritisnite dugme Save na paleti sa alatkama. Kada izveštaj snimate na disk u kome ćete zadati ime izveštaja. U početku vam okvir za dijalog nudi ime koje čarobnjak podrazumeva za izveštaje, a to je Reportl.

 

Izrada naprednih izveštaja

 

Sve alatke koje ste koristili prilikom dizajniranja vaših formi možete koristiti i u prozoru za oblikovanje izveštaja (Report Design). Pri pravljenju izveštaja koristićete ih na nešto drugačiji način nego do sada.

 

Izveštaj možete da posmatrate u više prikaza: u prozoru za oblikovanje (Design), u prozoru za prikaz razmeštaja objekata (Layout Preview) i u prozoru za pregled pre štampanja (Print Preview). Izveštaj možete i da odštampate na uređaju koji radi pod Microsoftovim Windowsom.

 

Odeljci izveštaja

 

 

  

Na slici 94 je prikazano kako izgleda izveštaj u Accessovom prikazu za oblikovanje. To je prozor Report Design u kome se nalazi izveštaj o svim proizvodima po abecednom redu. Kao što vidite, izveštaj sadrži prethodno navedene odeljke. Svi odeljci nose imena po tipu obrade koju obavljaju.

 

Zaglavlje izveštaja

 

Sadržaj zaglavlja izveštaja štampa se samo jednom, i to na početku izveštaja. U odeljku zaglavlja izveštaja smešten je kontrolni objekat tipa natpis koji reči Alphabetical List of Products, ispisane velikim slovima, postavlja u vrh izveštaja. Ovaj natpis se pojavljuje samo na prvoj strani izveštaja. Zapažate da u odeljku zaglavlja izveštaja postoji i kontrolni objekat koji u zaglavlju izveštaja ispisuje tekući datum.

 

Zaglavlje strane

 

Sadržaj tekstualnih kontrolnih objekata ili objekata vezanih za polja tabela obično se u odeljku zaglavlja strane štampa u vrhu svake strane. Ukoliko se zaglavlje izveštaja ne nalazi na posebnoj strani, podaci iz odeljka zaglavlja strane štampaju se neposredno ispod njega. Zaglavlja strana obično služe za smeštanje zaglavlja kolona u izveštajima sa sumiranjem po grupama; ona mogu da sadrže i naslov izveštaja. U našem primeru naslov Alphabetical List of Products nalazi se u zaglavlju izveštaja, što znači da se pojavljuje samo na prvoj strani. Premestite ga u odeljak zaglavlja strane, ako želite da se pojavljuje na svakoj strani.

 

 

Zaglavlje grupe

 

Pošto zaglavlje grupe po pravilu identifikuje neku određenu vrednost, vi znate da svi zapisi prikazani u odeljku s detaljima pripadaju određenoj grupi. U ovom primeru  odeljak s detaljima sadrži zapise o karakteristikama proizvoda (ime proizvoda, kategorija, količina po jedinici, količina na lageru), a u zaglavlju grupe su smeštene labele za te podatke.

 

Odeljci zaglavlja grupa neposredno prethode odeljku s detaljima, što se vidi i na sllici 95. U našem primeru u zaglavlju svake grupe se pojavljuju sledeće labele:

    i prvo slovo grupe proizvoda.

 

Da biste svojstvima na nivou grupe (Group On, Group Interval, Keep Together) dodelili vrednosti koje se razlikuju od standardnih, najpre morate svojstvu Group Header ili/i Group Footer dodeliti vrednost Yes za odabrano polje ili izraz.

 

Odeljak detalja

 

Odeljak detalja obrađuje svaki zapis pojedinačno; u ovom odeljku štampa se svaka vrednost. Odeljak s detaljima često sadrži i neka izračunata polja, npr. Cena=Količina*JediničnaCena, ali ne i u ovom primeru. U našem primeru odeljak s detaljima prikazuje ime proizvoda (ProductName), kategoriju proizvoda (CategoryName), količinu po jedinici (QuantityPerUnit) i količinu na lageru (UnitsInStock).

 

Podnožje grupe

 

Podnožje grupe najčešće koristite da biste sumirali detalje zapisa iz te grupe. U izveštaju Alphabetical List of Products nema nikakvih podataka u ovom odeljku, samo jedna ravna linija, kao i u zaglavlju strane.

 

Podnožje strane

 

Odeljak s podnožjem strane obično sadrži redne brojeve strane, a ponekad i zbirove vrednosti u kontrolnim objektima. Kod veoma velikih izveštaja poželećete zbirove i po stranama i po grupama. U izveštaju Alphabetical List of Products u ovom odeljku se nalazi (strana x od y), gde x predstavlja broj tekuće strane, a y ukupan broj strana izveštaja:

=”Page”& [Page] & “of” & [Pages]13

 

Podnožje izveštaja

 

Slično zaglavlju izveštaja i odeljak za podnožje izveštaja štampa se samo jednom na kraju izveštaja, nakon što se odštampaju svi zapisi iz odeljka s detaljima i podnožja grupa. Podnožje izveštaja obično prikazuje ukupne zbirove ili statistiku (proseke ili procente) za celokupan izveštaj.14 U našem primeru ovaj odeljak je prazan.

 

Sortiranje i grupisanje podataka

 

Kada ste završili sa prvim fazama oblikovanja izveštaja, vreme je da pređete na sortiranja i grupisanja podataka.

 

U našem primeru se nalaze podaci o proizvodima grupisani po abecednom redu. Dakle prvu grupu čine proizvodi na slovo “A”, drugu na “B”, i tako redom.

 

Sortiranjem na osnovu vrednosti, u jednom ili u više polja određujete redosled  kojim se zapisi pojavljuju u tabeli, obrascu ili izveštaju. Sortiranje je neophodno ako podatke želite da vidite redosledom različitih od onog kojim ste ih unosili. Na primer, novi se proizvodi unose u tabelu Products onako kako se dobavljaju. Pa ipak, kada pomislite na spisak proizvoda, verovatno očekujete da je urađen abecednim redom i želeli biste da ga grupišete po poljima CategoryID, CategoryName ili po prvom slovu kao u ovom primeru.

 

Kada podatke sortirate u izveštaju, tada ne morate da brinete o prvobitnom rasporedu zapisa. 15

 

Pravljenje zaglavlja i podnožja grupe

 

Pošto unesete uputstva za sortiranje prema polju ProductName, potrebno je da napravite zaglavlje grupe za polje ProductName tako da se ne prikazuje celo polje, već samo prvo slovo. Na taj način su grupisani podaci o proizvodima određene grupe i oni se ispisuju zajedno. Jedna grupa sadrži samo proizvode na određeno slovo. To bi moglo korisno da posluži za proračune tipa ukupan broj članova grupe, ili prosečna vrednost grupe ili suma vrednosti u grupi. Sve to bi bilo smešteno u podnožje grupe, a konkretno u izveštaju Alphabetical List of Products, tu bi mogli da se smeste podaci o ukupnom broju članova po svakoj grupi, ako bi ubacili TextBox i u njegovo svojstvo ControlSource upisali funkciju koja broji zapise u grupi “=Count([ProductName])”.

 

Ako želite da vam iyveštaj izgleda kao na slici 91, potrebno je izvršiti još neka podešavanja. Uključite View – Sorting and Grouping i podesite svojstva kao na slici 96.

 

Okno sa svojstvima grupe (Group Properties) koje je smešteno u donji deo okvira Sorting and Grouping, sadrži ova svojstva:

 

 

Za podatke tipa Text postoje dve opcije:

 

 

Za podatke tipa Date/Time postoje i dodatne opcije:

 

 

Numerički Podaci tipa AutoNumber, Currency ili Number nude sledeće opcije:

 

 

Promena redosleda grupisanja

 

Access omogućava da lako izmenite redosled sortiranja i grupisanja, bez obaveze da premeštate kontrolne objekte u odgovarajućim zaglavljima i podnožjima. Evo opšteg postupka promene redosleda sortiranja i grupisanja:

·          Pritisnite birač polja ili izraza koje želite da premestite u okviru Sorting and grouping.

·          Pritisnite birač još jednom i ne otpuštajte levi taster miša.

·          Prevucite ceo red na novo mesto.

 

Prelamanje strana

 

Access omogućava da unesete prelom strane koje će biti izazvan promenom grupe prelom strane možete da postavite u svaki odeljak, izuzev u odeljke zaglavlja i podnožja strane. Na slici 97 se vidi da je prelom strane stavljen u odeljak Group Footer.

 

Evo četiri vrednosti svojstva Force New Page:

 

 

 

---

• Izrada izveštaja 1

• Izrada izveštaja 2