Izobličenje sadržaja informacija prilikom njihovog kretanja kroz lanac nabavke može dovesti do izuzetno velikih negativnih efekata: loših odluka o nabavkama materijala za zalihe, slabe usluge prema kupcima, izgubljenih potencijalnih prihoda, lošeg planiranja kapaciteta, neefektivnog transporta i značajnih odstupanja od planova proizvodnje. Prva pitanja koja se postavljaju su zbog čega se pojavljuju ova odstupanja i šta je to što preduzeće može uraditi u cilju njihovog eliminisanja.
Rukovodioci logistike kompanije Prokter & Gembl su krajem prošlog veka pokušali da izvrše analizu načina poručivanje jednog od njihovih najpoznatijih proizvoda - Pampers pelena. Prodaja Pampersa u maloprodajnim objektima je beležila određeni nivo fluktuacije koji nije bio pretarano visok. Međutim, kada su izvršili analizu porudžbina pojedinačnih distributera bili su iznenađeni nivoom varijabilteta među njima. Nakon što su obavili analize varijacija svojih porudžbina prema dobavljaču sirovina, kompaniji 3M, došli su do zaključka da su promene još veće. Na prvi pogled, ovakvi zaključci nisu imali neko logično objašnjenje. Uprkos tome što su kupci, u ovom slučaju bebe, koristili pelene na ujednačenom nivou potrošnje tokom vremena, promene poručenih količina su rasle kako su se približavali početku lanca nabavke. Ovo otkriće su nazvali "efekat biča" (u literaturi se ovaj efekat mnogo češće može naći pod imenom Foresterov efekat).
Uzroci nastajanja efekta biča
Efekat biča se najbolje može ilustrovati kroz takozvanu "igru piva". U ovoj igri učesnici igraju uloge kupaca, prodavaca na malo, veletrgovaca i dobavljača popularne marke piva. Učesnici ne mogu međusobno da komuniciraju, a odluke o poručenim količinama mogu da donose samo na osnovu porudžbina prethodnog igrača. Načini poručivanja dele jednu zajedničku karakteristiku koja se svakog puta pojavljuje - promene na uzlaznom pravcu su uvek veće od onih na silaznom pravcu. Upravo ovo predstavlja jednostavnu, ali izuzetno jaku ilustraciju efekta biča. Ove promene se mogu pripisati iracionalnom donošenju odluke od strane igrača. Eksperimenti koji su naknadno sprovedeni su pokazali da ljudsko ponašanje, poput pogrešnih percepcija informacija u vezi sa zalihama i potražnjom, može dovesti do pojave efekta biča.
Sa druge strane, igrom piva smo dokazali da efekat biča može da bude i posledica racionalnog ponašanja učesnika u okviru infrastrukture lanca nabavke. Ovo značajno otkriće je dovelo do zaključka da preduzeća koja žele da kontrolišu efekat biča moraju da se fokusiraju na modifikovanje infrastrukture lanaca nabavke i povezanih procesa, a ne na ponašanje donosilaca odluka.
Postoje četiri najčešća uzroka pojave efekta biča:
- Ažuriranje predviđanja prodaje.
- Grupisanje porudžbina.
- Fluktuacija cena.
- Racionalizacije i nestašice.
Svaki od ovih uzroka, u kombinaciji sa infrastrukturom lanca i racionalnošću donosilaca odluka, kreira efekat biča. Razumevanje uzroka nastajanja ovih poremećaja pomaže menadžerima u kreiranju i razvijanju strategija za sprečavanje pojave poremećaja.
Ažuriranje predviđanja prodaje
Svako preduzeće u lancu nabavke po pravilu koristi predviđanje prodaje u cilju izrade rasporeda proizvodnje, planiranja kapaciteta, kontrole zaliha i planiranja zahteva materijala za potrebe proizvodnje. Predviđanje se najčešće bazira na prethodnim porudžbinama kupaca.
Ishodi "igre piva" su posledica velikog broja faktora ponašanja, poput percepcija igrača ili pogrešnih razumevanja. Značajan faktor predstavlja misaoni proces svakog igrača kojim se projektuju ponašanja tražnje na osnovu njihovih opservacija. Kada član lanca ispostavi porudžbinu članu na nivou iznad njega, menadžer koji je primio informaciju je obrađuje kao signal o budućoj potražnji. Na osnovu ovog signala on menja svoja predviđanja potražnje, a samim tim se menjaju i porudžbine koje on šalje svojim dobavljačima.
Na primer, ukoliko menadžer treba da donese odluku o količinama koje će poručiti od dobavljača, on će odluku doneti na osnovu podataka o potražnji u prethodnom vremenu. Količina koju poručuje prikazuje potrebe za zadovoljavanje buduće potražnje, ali i količine koje moraju obezbediti nivo sigurnosnih zaliha. Ponavljavanjem ovakvog ponašanja može se desiti da se na zalihama nađu mnogo veće količine od realno potrebnih, pre nego što menadžer utvrdi tendenciju ponašanja potražnje za određenim proizvodom.
Sa druge strane, menadžer dobavljača će svoje porudžbine zasnivati na, recimo, dnevnim porudžbinama koje dobija od prethodnog menadžera u lancu. Ukoliko se i on ponaša na isti način, njegove porudžbine će imati još veći stepen poremećaja. Dakle, porudžbine koje ispostavlja maloprodaja će, na primer, imati mnogo veći stepen varijacija od potražnje kupaca. Pošto nivo sigurnosnih zaliha doprinosi nastajanju efekta biča, logična posledica je i da će nivo fluktuacije biti u direktnoj proporciji sa dužinom intervala između dve porudžbine.
Grupisanje porudžbina
U lancu nabavke svako preduzeće šalje porudžbine na osnovu nekog sistema za praćenje ili kontrolu zaliha. Primljene porudžbine od kupaca smanjuju nivo stanja na zalihama, ali preduzeće ne mora u istom tom trenutku da pošalje porudžbine svojim dobavljačima za te proizvode. Po pravilu se porudžbine grupišu pre nego što se izvrši njihovo upućivanje dobavljačima. Postoje dva načina grupisanja porudžbina - periodični i količinski.
Umesto stalnih porudžbina preduzeća se mogu odlučiti da taj posao obavljaju nedeljno, dvonedeljno ili ponekad i jednom mesečno za manje značajne artikle. Postoje brojni razlozi za uspostavljanje ovakvih sistema poručivanja. Ponekad dobavljači nisu u mogućnosti da obrađuju česte porudžbine zato što bi to dovelo do značajnog povećanja troškova njihovog izvršavanja. U Sjedinjenim Američkim Državama prosečna cena ljudskog rada prilikom izvršavanja jedne porudžbine, njenog fakturisanja i isporuke iznosi između 35 i 75 dolara. Veliki broj proizvođača šalju porudžbine svojim dobavljačima prilikom startovanja sistema za planiranje zahteva materijala koji se najčešće pokreće jednom mesečno, tako da se i porudžbine obavljaju u istom intervalu. Preduzeća sa artiklima koji se "sporo kreću" se najčešće odlučuju za porudžbine u redovnim cikličnim intervalima pošto mogu doći u situaciju da neće biti dovoljnog nivoa potrošnje koji bi opravdao češće porudžbine.
Uzmimo za primer preduzeće koje obavlja porudžbine od svojih dobavljača jednom mesečno. Dobavljač se susreće sa izuzetno nepredvidivim tokom porudžbina. U jednom trenutku tokom meseca broj porudžbina beleži izuzetno veliki rast, dok tokom ostatka meseca njih skoro i da nema. Na ovaj način, periodični sistem poručivanja doprinosi nastanku efekta biča.
Česta prepreka sa kojom se susreću preduzeća koja bi želela da obavljaju porudžbine u kraćim vremenskim intervalima je ekonomičnost transporta. Postoje značajne razlike u cenama isporuka punim kamionom i zbirnim transportom, tako da se većina preduzeća odlučuje da prlikom porudžbine napuni ceo kamion. Ponekad i dobavljači za isporuke punog kamiona daju posebne pogodnosti u plaćanju. Većini kupaca pun kamion zadovoljava mesečne potrebe, a ponekad čak i potrebe u periodu dužem od mesec dana. Dakle, poručivanje punih kamiona će dovesti do dosta dugog trajanja intervala između dve narudžbine.
Kod poručivanja na osnovu potrošnje zaliha preduzeće se susreće sa stalnim talasastim kretanjima potražnje. Preduzeća se susreću sa velikim naletima porudžbina, najčešće u periodima u kojima se vrši evaluacija efekata rada prodavaca. Prodavci koji moraju da ispune kvote će pokušati da navedu svoje kupce da obave neku porudžbinu pre nego što su planirali kako bi im pomogli da ispune postavljene ciljeve. Efekat biča je najočigledniji i najčešći upravo u situacijama kada se preduzeće susreće sa periodičnim promenama obima porudžbina svojih kupaca. Ukoliko su porudžbine ujednačene, efekat biča se iskazuje u minimalnom iznosu.
U situacijama kada se kompanija susreće sa periodičnim poručivanjem od strane kupaca, velika je verovatnoća da će se pojaviti efekat biča. Sa druge strane, ukoliko bi se porudžbine ujednačeno rasporedile na celu nedelju ili mesec, efekat biča bi se sveo na najmanju moguću meru. Periodične promene porudžbina nekih kupaca bi bile beznačajne pošto ne bi svi kupci poručivali robu u istom trenutku. Nažalost, ovakva idealna situacija se veoma retko pojavljuje u praksi. Porudžbine se po pravilu slobodno raspoređuju u vremenu ili se, u lošijem slučaju, međusobno preklapaju. U situacijama kada se ciklusi porudžbina preklapaju, najveći broj periodičnih porudžbina se pojavljuju u istom vremenskom terminu. Kao posledica toga, varijacija potražnje je još izraženija što dovodi i do mnogo većih efekata biča koji se pojavljuju.
Fluktuacija cena
Po nekim pretpostavkama oko 80 procenata transakcija između proizvođača i distributera u prehrambenoj industriji se obavlja unapred, odnosno pre nego što se ukaže potreba za tim proizvodima, najčešće zbog atraktivnih cena koje proizvođači nude u datom trenutku. Ovo je posledica fluktuacije cena na tržištu kojoj su posebno podložni sezonski prehrambeni proizvodi. Proizvođači i distributeri periodično objavljuju promotivnu prodaju, uz pomoć cenovnih i količinskih popusta, kupona, rabata... Sve ove promotivne aktivnosti dovode do fluktuacije cena. Pored toga, proizvođači često nude specijalne dogovore (na primer, specijalne popuste ili uslove plaćanja) distributerima i veletrgovcima koji predstavljaju posebne oblike cenovnih popusta. Ovo dovodi do toga da kupci kupuju u količinama koje ne iskazuju njihove stvarne trenutne potrebe, već kupuju veće količine i skladište ih za buduću upotrebu.
Ovakve metode promocija se mogu pokazati kao veoma skupe iz ugla lanaca nabavke. Šta će se desiti ukoliko ovaj način kupovine preraste u standardno ponašanje? U situacijama kada je cena nekog proizvoda niska (zbog promocija ili direktnih popusta) kupci kupuju u količinama većim od stvarno potrebnih u tom trenutku. Kada se cena proizvoda vrati na normalni nivo, kupci prestanu sa porudžbinama sve dok ne isprazne zalihe. Ovo dovodi do toga da načini kupovine ne prate i načine potrošnje proizvoda, a varijacija u kupljenim količinama je neuporedivo veća od varijacije potrošnje što opet dovodi do pojave efekta biča.
Kupovina velikih količina unapred često se može pokazati kao veoma mudra odluka. Ukoliko su troškovi držanja zaliha niži od cenovne razlike, kupovina unapred se čini kao veoma logično rešenje. U situacijama kada se susreću sa velikim promenama poručenih količina, proizvođači su često prinuđeni i na prekovremeni rad u određenim trenutcima, ali se zato povremeno susreću i sa situacijama kada mogu da zatvore svoje proizvodne pogone. Kao rešenje ovog problema često se pribegava pravljenu velikih količina zaliha u cilju zadovoljavanja velikih skokova tražnje. Takođe, u situacijama kada dolazi do velikih isporuka često dolazi i do povećanja cene transporta kao posledice velike potražnje za ovim uslugama. Skladištenje velikih količina u dugom vremenskom periodu dovodi i do pojave većih troškova nastalih zbog lomova i oštećenja. Ironiju predstavlja činjenica da ove varijacije nastaju kao posledica fluktuacije cena koju su prouzrokovali upravo sami proizvođači i distributeri.
Racionalizacije i nestašice
U situacijama kada potražnja za određenim proizvodom prevazilazi ponudu, proizvođač se često odlučuje da umanji isporuke proizvoda prema kupcima. Proizvođači najčešće količine koje će isporučiti određuju proporcionalno, u odnosu na poručene. Na primer, ukoliko je ukupna ponuda na nivou od 50 porcenata ukupne potražnje, svi kupci će dobiti po polovinu poručenih količina. Imajući na umu da će proizvođači racionalisati isporuke u situacijama kada nastanu nestašice, kupci prilikom poručivanja traže veće količine od onih koje su im stvarno potrebne. Kasnije, kada se potražnja smanji, porudžbine naglo opadaju i počinju da pristižu brojni otkazi ranije poručenih količina. Ova opadanja porudžbina i otkazi su u stvari samo posledica logične reakcije kupaca na racionalizaciju: većom količinom su pokušali da obezbede nabavku proizvoda u količinama koje su im u stvari bile neophodne. Ovakve "igre" kupaca daju dobavljačima jako loše informacije o količinama koje su zaista potrebne njihovim kupcima, što može predstavljati izuzetan problem, posebno u ranim fazama životnog ciklusa proizvoda. Ovakvo ponašanje kupaca u situacijama nestašica predstavlja pravilo koga se pridržava veliki deo njih.
Kako se suprostaviti efektu biča
Razumevanje uzroka nastajanja efekta biča može u značajnoj meri pomoći menadžerima da se izbore sa ovom pojavom. Mnoga preduzeća su razvila inovativne programe i strategije koje imaju zadatak da preduprede pojavu ovog efekta. Efekat biča se može izbeći na neki od sledećih načina:
- Izbegavanje višestrukih predviđanja prodaje. Najčešće, svaka od članica lanca nabavke sprovodi neku vrstu predviđanja u vezi sa planiranjem (na primer, proizvođač izrađuje planove proizvodnje, veletrgovac logističke planove...). Efekti biča nastaju u sitauacijama kada članovi lanca nabavke obrađuju informacije od članica koje se nalaze neposredno uz njih i na osnovu toga prave svoja predviđanja. Način na koji se može izbeći pojava efekta biča u ovakvim situacijama je veoma jednostavan - uz predviđanja, svaka od članica lanca bi ostalima mogla da dostavi i ulazne podatke na osnovu kojih je došla do predviđenih količina. Na ovaj način se veoma lako i jednostavno ispravljaju svi poremećaji u percepciji podataka i donošenju odluka na osnovu njih.
- Deljenje velikih porudžbina. Pošto spajanje porudžbina dovodi do pojave efekta biča, preduzeća moraju da razviju strategije koje će dovesti do manjih poručenih količina ili do češćih poručivanja. Ukoliko dobavljač dobija podatke o potrošnji od svojih kupaca u nekom fiksnom vremenskom intervalu, velika porudžbina u situacijama rasta potražnje neće stvoriti veliki problem u poslovanju dobavljača.
- Stabilizacija cena. Najjednostavniji način za kontrolisanje efekta biča koji nastaje kao posledica kupovina unapred je redukovanje učestalosti i nivoa cenovnih popusta koje preduzeće pruža. Najjednostavniji način sprečavanja ove pojave je kreiranje jedinstvene, stabilne politike veleprodajnih cena. Upravo iz tog razloga brojni proizvođači počinju da prelaze na koncept svakodnevne niske cene kojim stabilizuju cene na određenom, nižem, nivou kako bi naveli kupce da kupuju tokom cele godine u podjednakim količinama.
- Eliminisanje špekulacija u trenucima nestašica. Proizvođač može, u situacijama kada nije u mogućnosti da zadovolji potražnju, da se odluči za koncept isporučivanja na osnovu porudžbina iz prethodnog perioda, a ne proporcionalno u odnosu na trenutne količine koje mu se traže. Na ovaj način kupci nemaju nikakvog razloga da preteruju sa količinama koje poručuju. Špekulacije u situacijama nestašica su najčešće posledica nedostatka informacija o situaciji u kojoj se nalazi dobavljač. Deljenje informacija o proizvodnim kapacitetima i zalihama smanjuje nervozu kod kupaca, čime se značajno umanjuje i potreba za špekulacijama sa njihove strane.
