Razna istraživanja su pokazala da grupe prolaze kroz nekoliko faza u svom razvoju. Bez obzira na tip i svrhu nastanka tima, svaki tim prolazi ova četiri procesa u svom rastu i razvijanju. Poznavanje faza razvoja tima nužno je za uspešno prevazilaženje prepreka, napredak i u krajnjoj liniji opstanak grupe. Neke od ovih faza mogu biti bolne za članove tima i ako se njima ne bavimo na pravi način, rezultat može biti krajnje nepovoljan kako za tim, tako i za ostvarivanje cilja koji je pred tim postavljen. Za ovu podelu, često se koristi engleska terminologija koja objašnjava faze, pa tako imamo:
Pre nego uđemo u pojedinačne faze, važna odrednica nastanka tima predstavlja pojava osećanja grupne kohezije. To se dešava ukoliko se ljudi unutar grupe snažno identifikuju sa grupom kao celinom. Identifikovati se sa grupom kao celinom znači identifikovati se sa pojmovima prihvatljivog i neprihvatljivog ponašanja (koji su stvoreni tokom faze normiranja), sa grupnim vrednostima i modelom "dobrog" i "lošeg". Grupna kohezija je važna, ali ne mora uvek imati pozitivne rezultate. Ukoliko grupna kohezija postane suviše jaka, često se dešava da osoba koja ima drugačije mišljenje automatski bude izbačena/kažnjena na neki način, a to guši kreativnost i inovacije. Ukoliko je grupa/organizacija dovoljno velika ili, ako postoje određene oblasti u poslu, dobro je da se formiraju timovi koji će imati određene zadatke. Timovi se mogu stvoriti kao potpuno nove grupe, ili formalizovanjem već postojeće grupe.
1. Forming - Stvaranje
Stvaranje je faza u kojoj se grupa, kao što sama reč kaže - formira. Na samom početku sve izgleda idealno, svi su poletni i izgleda kao da nikada neće biti problema. Ljudi još uvek nisu svesni razlika u mišljenju. Inicijalna faza u formiranju nove grupe se često karakteriše konfuzijom uloga koju svaka osoba treba da ima, zadataka koje treba da izvede. Najčešće pitanje je pitanje lidera i odakle ta osoba dolazi (može formalno postojati lider, ali su ostali u grupi svesni da bi svako drugi takođe mogao da ima ovu ulogu isto tako dobro). Ljudi su se pridružili grupi, ali sebe, pre svega, vide kao individue. Grupa još uvek predstavlja skup osoba. Prva faza predstavlja vreme formiranja koje zapravo počinje istraživanjem, preispitivanjem zašto grupa postoji, koja su očekivanja itd. Sa konfuzijom možete očekivati takođe nemir, zabrinutost, neizvesnost itd. Kada su uloge i zadaci nejasni, ljudi doživljavaju osećanje nemira i zabrinutosti. Oni mogu biti ljuti jer su postavljeni u situaciju koja im je strana, bez jasnih uputstava. Često ne znaju da se ponašaju u takvoj situaciji. Interakcija i među ljudima u ovoj fazi reflektuje odnose, predrasude, pretpostavke i netrpeljivost koja se dolazi izvan grupe. Uloge koje ljudi inicijalno pokušavaju da igraju u novoj grupi slične su onima koje oni igraju izvan ove grupe. Oni su upravo na pragu traženja novog identiteta: svoje uloge u grupi.
2. Storming - Previranje
Do previranja dolazi kada pojedinci shvate da postoje različita mišljenja u grupi. Članovi grupe tada praktično testiraju gde su granice i dolazi do prvih konflikata i podela u grupi. Druga faza unosi definiciju zadatka koji grupa treba da izvede ili cilja koji treba da dostigne. Ljudi počinju da uviđaju koju vrstu uloge oni žele da igraju u nastojanju da se cilj dostigne. Oni teže da vide sebe kao individue koje rade sa drugim pojedincima u izvođenju zadatka. Oni još uvek nisu istinska grupa, pre su skup osoba koje su se okupile oko zajedničkih namera. Na površinu izlaze određeni predvidljivi međusobni uticaji. Mogući su i sukobi između onih koji žele da se posao obavi brzo i onih koji žele da proces bude pažljiviji i sporiji. Sukobi mogu izbiti i između onih koji su već odlučili kako posao treba da bude urađen i onih koji bi da eksperimentišu. Neki ljudi insistiraju da se primene rešenja koja su uneli u projekat, dok drugi brinu da li su problemi i sporna pitanja dobro definisani. Obično su tu i članovi koji žele snažna, autokratska uputstva od početka i drugi koji preferiraju da rade u demokratskoj, atmosferi otvorenosti. Tu je obično mnogo ličnih interesa. Neki članovi žele da pridobiju uticaj u grupi, bilo da sebe vide kao prirodne vođe - kao što su stručnjaci/ eksperti o temama koje se diskutuju - ili zato što žele da vide kako grupa prihvata njihove prioritete i metodologiju. Drugi žele da iskoriste grupu kako bi povećali sopstvenu vidljivost i snagu. Članovi koji su vrlo visoko orijentisani prema zadatku mogu postati vrlo nepažljivi prema onima koji žele da se pažnja obrati na grupnu dinamiku - šta se događa među ljudima.
3. Norming - Normiranje
Faza normiranja nastaje kada ljudi shvate da moraju davati i uzimati, prihvatiti kompromise i posvećivati se interesu grupe. Tada grupa stvara pravila/norme ponašanja unutar grupe. Članovi osećaju da više nisu skup individualaca, svaki sa svojim sopstvenim ciljevima i interesima, već pravi članovi grupe koja radi skupa na postizanju zajedničkog cilja. Bez obzira na to kako su ranije videli svoju ulogu, sada je oni vide u službi grupe. Prethodna njihova uloga podređena je novoj koja je posvećena pomaganju da grupa dostigne svoj cilj. Ljudi koji su bili orijentisani prema zadatku, sada razumeju da je neophodno da pažnju obrate na proces u grupi - interakciju među članovima - zato što to zahteva ravnoteža između zadatka i ljudi koji ga izvode kako bi bili efikasni. Do ovog momenta udruživanja i članovi su zadržavali individualnost (u negativnom smislu) ili se pridruživali podgrupama da bi bili uticajniji. Podela bledi kako se ljudi identifikuju sa grupom. Grupa zadobija jedinstven identitet, baš kao što su njeni članovi jedinstvene ličnosti.
4. Performing - Delovanje
Nakon što je uspela da prevaziđe početne poteškoće i stvorila norme ponašanja, grupa počinje dobro da funkcioniše i efikasno izvršava zadatke. Ne samo da članovi zajedno rade na zadatku ili na cilju, oni procenjuju sopstvenu efektivnost u tome. Eksperimentišu sa novim ulogama koje će pomoći da grupa bude uspešna, kao što je na primer vođstvo/liderstvo. Formalno vođstvo može biti manje izraženo ako ga članovi ukrug prolaze. Članovi tima gledaju kako da funkcionišu u nadi da će razviti mnogo efektnije načine da dođu do cilja grupe.
Ukoliko grupa iz nekog razloga prestane da postoji, javlja se osećaj žaljenja.
Ove faze ne moraju neminovno ići po ovom redosledu, niti je određeno vreme koje se provodi u svakoj fazi. Neke grupe se raspadnu već u drugoj fazi, a neke prolaze kroz ovaj proces više puta – na primer, ukoliko se u nekom periodu grupi pridruže nove osobe, ponovo može doći do normiranja.
Za prelazak za svake pojedinačne faze na drugu fazu, potrebno je puno razumevanje članova o tome kakav se proces dešava. Ovo je važno jer u suprotnom dolazi do kreiranja straha koji članove blokira i prelazak iz jedne faze u drugu čini nemogućim. Da bi transformacija tima, i prelazak iz jedne u drugu fazu tekao glatko, postoji set intervencija koje obezbeđuju uspešnu transformaciju, bez posledica po grupu ili posao koji obavljaju udruženim snagama.
Na prelazu iz faze formiranja u fazu previranja, važno je osigurati da svi rade na izgradnji zajedničkog cilja i stvaranju osećaja svrhe i važnosti cilja zbog koga su okupljeni. Takođe, u ovom trenutku važno je obaviti odabir članova tima zasnovan u skladu sa potrebama i sposobnostima članova i upoznati veštine, iskustvo i lične interese svakog člana tima. U principu, ova faza bavi se razvojem lične posvećenosti i povezivanjem ličnih ciljeva sa ciljevima tima.
U drugoj etapi, dolazi do prelaska iz faze previranja u fazu normiranja, kada se naviše energije posvećuje izgradnja međusobnog razumevanja periodičnim razgovorom o cilju tima. Za ovu fazu, značajno je prepoznavanje situacija kada tim funkcioniše sa naporom i ulaganje vremena da se diskutuje o načinima da se tim pokrene ka normiranju. Kako sama reč kaže, faza normiranja služi tome da se naprave dogovori o radu kao i pravila za timsko ponašanje. Zato je neophodno tretirati sve probleme i jasno razdvojiti konflikte od razloga zašto tim postoji.
Na poslednjem prelasku iz jedne u drugu fazu, dolazi do prelaska iz faze normiranja ili kreiranja pravila u fazu konkretnog delanja. Ovo znači da je tim već jasno definisan i da svako ima svoju ulogu u kojoj se dobro oseća. Postoji jasan konsenzus oko ciljeva i načina kako ćemo do njega doći. Postoji jasan sistem komunikacije i razmene informacija. Ovu fazu karakteriše neprekidno procenjivanje uspešnosti tima prema ciljevima postignuća.