Unošenje ključnih zadataka

Pored praćenja zadataka koji moraju da budu realizovani, u upravljanju projektima je od izuzetnog značaja i praćenje važnih događaja u okviru projekta koji u značajnoj meri mogu uticati na njegovu konačnu realizaciju. Da bi se postigla ova kontrola, neophodno je kreiranje ključnih zadataka, od kojih u značajnoj meri zavisi realizacija celokupnog projekta.

Ključni zadaci, dakle, predstavljaju značajne događaje koji se moraju ostvariti u okviru projekta (poput završetka određene faze poslova) ili događaje koji su eksterno nametnuti rukovodiocima projekta (poput vremenskog roka u kome mora biti predat određeni kreditni zahtev). Pošto ključni događaji, po pravilu, najčešće ne uključuju bilo kakvu vrstu rada oni se predstavljaju kao zadaci čije trajanje ima vrednost od nula dana.

Da bismo kreirali određeni ključni događaj, moramo da:

1. Kliknemo na ime zadatka broj: 3 Unošenje opreme.
2. U okviru Insert menija odaberite opciju New Task.
   
   Nakon ovog softver će ubaciti u postojeći plan red za novi zadatak i izvršiće prenumeraciju svih ostalih zadataka u skladu sa ovim.
   
   
3. Otkucajte naziv zadatka Unošenje opreme je počelo i potom pritisnite Tab taster na tastaturi kako biste u polju Duration mogli da unesete i vremensko trajanje ovog ključnog zadatka.
4. U polju Duration otkucajte vrednost 0d i zatim pritisnite Enter taster.

Na ovaj način primer plana je dobio i jedan ključni zadatak.

 

Slika 23

 

Organizovanje zadataka po fazama

Prilikom planiranja i realizacije projekta često sa kao veoma korisnom prikazuje mogućnost grupisanja usko povezanih zadataka koji predstavljaju značajan deo rada na projektu kroz faze. Kontrola realizacije pojedinih faza zadataka, bilo da se radi o detaljnom ili uopštenom prikazu, u značajnoj meri olakšava praćenje realizacije određenog projekta. Na primer, određeni projekat uvođenja novog proizvoda u proizvodnju se može podeliti na pripremu proizvodnje, probnu proizvodnju i serijsku proizvodnju. Najjednostavniji način za kreiranje određenih faza sastoji se u uključivanju i isključivanju pojedinih zadataka. Pored ovoga postoji i mogućnost prikupljanja pojedinih zadataka u faze, pri čemu se faze prikazuju uz pomoć zbirnih zadataka.

Zbirni zadatak se ponaša različito u odnosu na sve ostale zadatke. Ne postoji mogućnost podešavanja njegovog trajanja, početnog datuma ili bilo koje druge vrednosti pošto se ove vrednosti dobijaju na osnovu podataka iz detaljnih zadataka, koji se još nazivaju i podzadaci. Microsoft Project izračunava trajanje zbirnog zadatka kao vremenski period od najranijeg datuma početka nekog podzadatka koji ga sačinjava pa sve do najkasnijeg vremena završetka nekog od podzadataka.

Sada ćemo kreirati zbirni zadatak uključivanjem zadataka u njega.

1. Odaberite imena zadataka od 1 do 3.

 

2. U okviru Project menija, odaberite opciju Outline i zatim kliknite na Indent.

Zadatak 1 je sada postao zbirni zadatak tako da se u gantogramu pojavljuje njegova linija, dok je njegovo ime ispisano debelim slovima.

 

 

Povezivanje zadataka

Prilikom realizacije određenog projekta skoro uvek se ukazuje potreba da određeni zadaci budu realizovani u tačno definisanom redosledu. Na primer, probna proizvodnja ni u kom slučaju ne može otpočeti pre nego što se završi zadatak unošenja opreme ili obučavanja radnika. Ovi zadaci imaju odnos početak-prema-kraju (koji se još naziva i veza ili međuzavisnost) koji se ogleda u dva aspekta:

• Drugi zadatak mora da otpočne nakon prvog - ovo predstavlja sekvencu ili niz.
• Drugi zadatak se može obaviti tek nakon što se prvi zadatak u potpunosti završi - ovo je međuzavisnost.

U projektu iz primera, prvi zadatak (Unošenje opreme) se naziva prethodnik pošto on prethodi zadatku koji zavisi od njega (Probna proizvodnja). Drugi zadatak (Probna proizvodnja) se naziva sledbenik pošto on sledi iza zadataka od kojih zavisi. Bilo koji zadatak može biti prethodnik za jedan ili više zadataka koji slede iza njega. Isto tako, i bilo koji zadatak može biti sledbenik jednog ili više zadataka koji mu prethode. Uprkos tome što se ovi odnosi mogu učiniti komplikovanim na prvi pogled, postoje samo četiri osnovne vrste međusobnih odnosa između zadataka.

TABELA

Odnos između zadataka	Značenje	Primer
Završi da bi otpočeo (Finish to start) FS	Datum završetka zadatka prethodnika određuje datum otpočinjanja zadatka sledbenika.	Oprema se mora uneti i montirati pre nego počne probna proizvodnja na njoj.
Otpočni da bi otpočeo (Start to start) SS	Datum otpočinjanja zadatka prethodnika određuje datum otpočinjanja zadatka sledbenika.	Izrada plana proizvodnje i obuka radnika su u tesnoj međusobnoj vezi tako da bi ova dva zadatka trebalo da počnu u istom trenutku.
Završi da bi završio (Finish to finish) FF	Datum završetka zadatka prethodnika određuje datum završetka zadatka sledbenika.	Zadaci koji zahtevaju određenu specifičnu opremu koja se rentira, moraju biti završeni do trenutka do kada je ta oprema rentirana.
Otpočni da bi završio (Start to finish) SF	Datum otpočinjanja zadatka prethodnika određuje datum završetka zadatka sledbenika.	Trenutak u kome se može otpočeti sa unošenjem i montažom opreme određuje kada se moraju završiti svi prethodni zadaci (ova vrsta odnosa se retko koristi).

Prikazivanje odnosa između pojedinih zadataka, upravljanje promenama i podešavanje početnih i krajnjih datuma određenih zadataka ili delova projekta predstavljaju oblasti u kojima se upotreba Microsoft Project-a pokazala izuzetno korisnom. Na primer, ukoliko se jedan od zadataka ukloni iz lanca ili se izvrši promena njegovog vremenskog trajanja, početnog ili krajnjeg datuma, podešavanje svih ostalih zadataka u okviru projekta će biti obavljeno automatski, bez ikakve potrebe za bilo kakvom vrstom intervencija od strane osoba koje su u njega uključene.

Odnosi između zadataka se u okviru projekta mogu iskazati na nekoliko načina:

• U gantogramu ili pogledu u kome je prikazan mrežni dijagram, odnosi između zadataka se pojavljuju u obliku linija koje ih međusobno povezuju.
• U tabelama, poput tabele Entry, identifikacioni brojevi zadataka prethodnika pojavljuju se u poljima Predecessor njihovih zadataka naslednika.

Kreiranje odnosa između pojedinih zadataka se obavlja na veoma jednostavan način - stvaranjem veza između zadataka. U našem primeru su, u ovom trenutku, svi zadaci podešeni tako da počinju istog onog dana kada počinje i realizacija projekta. Sada ćemo iskoristiti nekoliko različith metoda kako bismo kreirali veze između zadataka.

Prvo ćemo kreirati odnos „završi da bi započeo“ između dva zadatka.

1. Odaberite imena zadataka broj 4 (Unošenje opreme) i broj 6 (Probna proizvodnja).

 

2. U Edit meniju kliknite na opciju Link Tasks. Zadaci 4 i 6 su sada povezani odnosom „završi da bi započeo“. Obratite pažnju na to da je Project promenio startni datum zadatka 6 na prvi radni dan koji sledi nakon završetka zadatka 4, kao i da je vrednost celog trajanja projekta porasla u skladu sa tim.

 

 

Slika 27

Ukoliko želite da prekinete vezu između pojedinih zadataka, dovoljno je da odaberete zadatke između kojih želite da prekinete vezu i da zatim u okviru Standard palete sa zadacima odaberete opciju Unlink Tasks.

Pored povezivanja dva zadatka na raspolaganju stoji i mogućnost povezivanja više različitih zadataka. Možete, na primer, odabrati zadatke od rednog broja 2 do rednog broja 6 i zatim u okviru Edit menija odabrati komandu Link Tasks. Na ovaj način će zadaci od broja 2 do broja 6 biti povezani odnosom „završi da bi započeo“.

Sada ćemo povezati zadatke na različit način, praveći zadatak broj 2 prethodnikom zadatka broj 4.

1. Odaberite ime zadatka 4.
2. U okviru Project menija kliknite na Task Information nakon čega će se otvoriti okvir za dijalog pod ovim imenom.
3. Kliknite na jezičak Predecessors.
4. Kliknite na praznu ćeliju ispod zaglavlja kolone Task Name i potom kliknite na strelicu usmerenu nadole koja se pojavila.
5. Na Task Name listi odaberite Izrada plana proizvodnje, a zatim pritisnite Enter taster na tastaturi.
6. Pritisnite OK da biste zatvorili okvir za dijalog Task information.

Sada su zadaci 2 i 4 povezani odnosom „završi da bi započeo“.

• Dodatne operacije nad zadacima 1

• Dodatne operacije nad zadacima 2

• Dodatne operacije nad zadacima 3