Da li je potrebno reći da su naše ponašanje i način rada kroz čitav život - od detinjstva, kroz celokupno školovanje, a posebno tokom zrelog doba određeni različitim vrstama definisanja ciljeva?

Naši uspesi ili neuspesi na poslu kojim se bavimo uslovljeni su ispunjenjem ili neispunjenjem pisanih i nepisanih pravila. Zbog toga ćemo se u ovom teksu baviti važnim pitanjem definisanja ciljeva u pisanoj poslovnoj komunikaciji - načina i kvaliteta rada, koje je u našoj poslovnoj praksi neopravdano ponekad zapostavljeno.

Važnost visoko postavljenih ciljeva

Globalno svetsko tržište nameće zakone, pravila i standarde kojih se moraju pridržavati svi koji žele da na ovom velikom ekonomskom prostoru plasiraju svoje ideje, proizvode ili usluge. Kako proizvesti proizvod ili uslugu potrebnog kvaliteta, ostvariti visoku produktivnost i efikasnost uz zadovoljavajući profit preokupacija je i svakodnevno razmišljanje modernog menadžera. Organizovati posao na način koji će omogućiti ostvarivanje visokih zahteva koji se stavljaju pred organizaciju, ozbiljan je i odgovoran zadatak - što zahteva nov i savremen način razmišljanja, kao i čitav niz aktivnosti u tom pravcu.

Za menadžment, postojanje precizno definisanih ciljeva  predstavlja značajan instrument od suštinske važnosti za uspešno funkcionisanje organizacija. Činjenice i iskustvo govore da od top-menadžmenta, i načina na koji razmišlja i rukovodi, zavisi da li će u organizaciji biti ostvareni visoki postavljeni ciljevi koji jedino mogu doneti potreban kvalitet proizvoda ili usluga.

Za razliku od visoko razvijenih zemalja, u našoj poslovnoj praksi postojanje ciljeva još uvek nije pravilo, ali stvari će se svakako kretati u tom smeru. U velikom broju naših organizacija takvih definisanja ciljeva nema, ponegde su nejasni ili nedovoljno precizni, a u nekim slučajevima, iako postoje, ne primenjuju se na pravi način.

Ciljevi i  entuzijazam

Jaz Hall (1988) je prikazao istraživanja vršena u dve grupe:

I.    (290 učesnika) Menadžeri u ovim grupama su snažno motivisali svoje ljude uključivanjem u poslove, ali bez preciznih ciljeva, odnosno ne vodeći računa o efektima njihovog angažmana.
II.    (510 učesnika) Menadžeri su takođe uključivali svoje ljude, ali sa precizno definisanim ciljevima.

Zapažanja su sledeća:

• stepen participacije je bio identičan,
• stimulacija učesnika je bila istovetna,
• stil rukovođenja je bio identičan od strane svih menadžera,
• grupa II je iskazala ENTUZIJAZAM, dok je grupa I iskazala FRUSTRACIJU (i pored inicijalnog entuzijazma).

Ciljevi - Potrebe – Motivacija

Prema P. Druckeru - usmeravanje aktivnosti prema ciljevima (Menagement by objectives) je filozofija menadžmenta i tajna lične motivacije, budući da ciljevi predstavljaju redefiniciju objektivnih potreba u lične ciljeve.

Prema A. H. Maslow nezadovoljene potrebe utiču na:

• stanje napetosti u svakom čoveku,
• podsticaj da se postigne njihovo zadovoljenje.

Ova dva faktora su osnova uspešnog menadžmenta, jer je svaki menadžer u prilici da kod svojih zaposlenih:

• prepozna njihove nezadovoljene potrebe,
• prepozna i usaglasi CILJEVE koji će te potrebe zadovoljiti,
• utiče na njihovo ponašanje,
• stekne respekt zbog pomoći u ostvarivanju njihovih CILJEVA.

Ciljevi mogu poticati iz 3 pravca:

1. Individualni ciljevi su definisani od strane pojedinca koji samostalno i fleksibilno određuje rok postizanja ciljeva. Ispunjenje ovih ciljeva može biti potpomognuto od drugih osoba, ali oni time ne postaju grupni ciljevi.
2. Grupni ciljevi podrazumevaju uključenje i odgovornost više individua. U ovom slučaju se mora težiti konsenzusu, eliminisati antagonizam i svim sredstvima stimulisati sinergizam. Principi timskog rada su postavljeni u SAD, ali su najveći "zamah" i primenu postigli u Japanu. Danas 71% američkih kompanija ulaže značajna sredstva u unapređenje TIMSKOG RADA.
3. Svi smo mi ponekad radili prema ciljevima koje su POSTAVILI DRUGI (roditelji, šefovi, profesori i sl). Da bi se ovi ciljevi ostvarili moraju ih postaviti autoriteti i ličnosti sa punim kredibilitetom. Istraživači su ponudili 20 ljudskih karakteristika među kojima su učesnici trebali da se opredele za 4 na kojima se zasniva kredibilitet svake individue.

Evo kako se opredelilo 15.000 ispitanika u SAD:

• Poštenje - 87% učesnika
• Vizija - 71% ulesnika
• Inspirativnost - 68% učesnika
• Kompetencija - 58% učesnika

(navedene su karakteristike za koje se opredelilo više od 50% ispitanika)


Definisanje ciljeva je unapred i u pismenom obliku utvrđena norma koja se odnosi na način i kvalitet obavljanja posla, koja kasnije služi kao osnova za evaluaciju rada službenika. Definisanje ciljeva koje se zahteva može biti jednostrano utvrđeno i saopšteno od strane menadžementa, ali se u većini uspešnih kompanija u svetu ti ciljevi utvrđuju dogovorno između menadžera i službenika u skladu sa generalnom politikom kompanije.

Ciljevi se mogu posmatrati i kao linija iznad koje se posao smatra obavljenim na zadovoljavajući način, a ispod koje se obavljeni posao ocenjuje kao nezadovoljavajući.
Za odnos rukovodilac - službenik, koji je sama suština menadžmenta, postojanje ciljeva predstavlja osnovu svih njihovih budućih odnosa.

Sa postojanjem ciljeva, tačno i precizno se zna šta se od službenika očekuje. Kada su precizirani, rukovodilac i službenik mogu jednostavno, brzo i sporazumno utvrditi da li postoji i kolika je razlika između onog što je dogovoreno i onog što je ostvareno.

Cilj uspešne poslovne komunikacije jeste sporazumevanje, prenos informacija, poruka i iskustava. To podrazumeva i stvaranje novih ideja dogovorom, usklađivanjem mišljenja, argumentovanjem pa čak i opovrgavanjem. Reč je o veštini po kojoj se u najvećoj meri razlikuju uspešni od manje uspešnih zaposlenih ljudi.

Zato i nije neobično da je jedan od najbogatijih ljudi 20. veka D.Rockefeller izjavio da bi „…više platio za mogućnost uspešne komunikacije nego za bilo što drugo pod suncem“.

Ciljevi:

• Razvijanje profesionalnog pristupa u uspostavljanju i realizaciji odnosa u različitim područjima i sa različitim akterima.
• Razvijanje profesionalne samoodgovornosti.
• Upoznavanje sa oblicima komunikacije i osposobljavanje za njihovo profesionalno planiranje i kvalitetnu realizaciju u poslu.
• Razvijanje коmunikacionih kapaciteta i veština.
• Razumevanje prirode odnosa i značaja njihovog uspostavljanja u različitim područjima i nivoima rada.
• Razvijanje каpaciteta za timski rad.

Za ostvarivanje efikasnog programa upravljanja prema ciljevima su potrebni sledeći elementi:

• Efikasno postavljanje ciljeva i planiranje sa najvišim hijerarhijskim nivoima.
• Organizaciona obaveza za takav pristup.
• Zajedničko postavljanje ciljeva.
• Učestalost kontrola - pregleda izvršenja.
• Definisanje određenog stepena slobode u razvijanju načina za postizanje postavljenih ciljeva.

Neki autori smatraju da se po ovom metodu mogu postavljati ciljevi na višem nivou očekivanja rezultata nego što je to slučaj realizacije zadataka prema tradicionalnom metodu. Pored toga, kod svih izvršilaca postoji tendencija za premašivanjem postavljenih ciljeva pod uslovom da to prate i odgovarajuće nagrade, odnosno stimulansi.

Upravljanje prema ciljevima samo je jedan od brojnih pristupa, metoda i tehnika u organizovanju i usmeravanju ka izvršavanju cilja (ili ciljeva) jedne organizacije. Polazi od najvišeg do najnižeg nivoa u organizaciji, s tim što menadžer i njegovi saradnici treba da imaju jasno postavljene i usaglašene ciljeve koje treba realizovati.
Bitno je naglasiti da se ti ciljevi postavljaju za neki kraći vremenski period. Kada se postave radni ciljevi, tada se ne vrši svakodnevna tradicionalna kontrola radnih aktivnosti već se kontroliše ostvarivanje postavljenih ciljeva.
U tom slučaju, delimično se menja uloga menadžera i to tako da se sa uloge šefa i vođe prelazi na ulogu pružanja pomoći da se postavljeni ciljevi ostvare. Ovaj način obavljanja radnih zadataka zahteva veću slobodu i participaciju službenika u vršenju postavljenih zadataka.

Uspešno obavljen posao zaslužuje priznanje

Kada dobro i kvalitetno obavljen posao postane cilj i norma u organizaciji, rukovodilac ima priliku da nagradi i oda priznanje pojedincu, timu ili odeljenju (sektoru) koje je postiglo ili prevazišlo postavljene ciljeve. Može se reći da je obaveza menadžera da pohvali ljude koji su ostvarili visoke ciljeve. Iskreno izrečena pohvala može motivisati ljude da ubuduće ulože još više napora, i da postižu još bolje rezultate. Postoje rukovodioci koji nikada ne pohvale dobro obavljen posao svojih službenika, ali požure sa kritikama kada stvari krenu neželjenim tokom - što je nesumnjivo pogrešno.

Visoko postavljeni ciljevi pomažu da službenik bude svestan značaja posla

Kada u organizaciji niko ne vodi računa o kvalitetu kojim svaki pojedinac obavlja posao, može se izvesti pogrešan zaključak da kvalitet i način na koji se posao obavlja i nije mnogo bitan.


Postavljanje ciljeva odlika je menadžera

Između ostalog, menadžeri se među sobom razlikuju po tome kakve ciljeve postavljaju za obavljanje posla. Visoki ciljevi su odraz njihove snage i efikasnosti, i važan činilac ugleda koji uživaju. Niski ciljevi, s druge strane, odlika su nesigurnih i "mlitavih" rukovodilaca, koji su po pravilu neuspešni jer njihovu slabost službenici zloupotrebljavaju, i ne obavljaju poslove dovoljno kvalitetno. Takve rukovodioce podržavaju samo oni službenici koji nemaju želju i potrebu da napreduju u poslu. Ovi menadžeri brane svoj posao svaljujući svu krivicu za nedovoljno dobro obavljen posao na službenike, umesto da se suoče sa ozbiljnim nedostacima u rukovođenju.

 
Visoki ciljevi ukazuju zaposlenima na područja rada u kojima im je potrebna dodatna obuka i usavršavanje

Kada su ciljevi utvrđeni, rezultati će na početku biti bolji nego obično, ali će se istovremeno ukazati potreba za dodatnom obukom i usavršavanjem, kako bi se sva očekivanja i ostvarila. Neizbežno dovode do otkrivanja područja u kojima su neophodna nova znanja i veštine.


Ispunjenje ciljeva može poslužiti kao osnov za unapređenje

Postojanje ciljeva omogućava da se jasno vidi razlika između dobrih i loših radnika, kao i razlika između onih koji imaju potencijal za napredovanje od onih koji taj potencijal nemaju. Definisani ciljevi otvaraju prostor ambicioznim ljudima da pokažu svoje sposobnosti, što je za menadžment od velike važnosti jer mu olakšava izbor najboljih ljudi za napredovanje.

U početku je "upravljanje prema ciljevima" imalo za cilj da pojednostavi način planiranja i kontrole, da bi danas bio osnovni stub modernog menadžmenta. Sastoji se od 4 stepena:

1. Zajedničko utvrđivanje ciljeva
2. Planiranje i razrada aktivnosti
3. Periodična analiza
4. Ocena uspešnosti

"Upravljanje prema ciljevima" ima za posledicu najmanje 7 značajnih koristi za firmu, menadžere i podređene:

1. Razumevanje ličnih poslovnih ovlašćenja i odgovornosti
2. Podeljena odgovornost između podređenog i pretpostavljenog
3. Idealna dvosmerna komunikacija
4. Svestan sam šta pretpostavljeni od mene očekuje
5. Na osnovu rezultata "pravim" karijeru
6. Samoorganizovanje i inventivnost
7. Manje stresnih situacija

13 najčešćih grešaka pri formulaciji ciljeva:

1.    Cilj nije izazovan i ne iziskuje napor za postizanje
2.    Moj cilj nije deo cilja pretpostavljenog
3.    Ne znam šta moj cilj predstavlja u ciljevima firme
4.    Cilj nije baziran na prethodnim pokazateljima
5.    Cilj ne spada u moju kompetenciju
6.    Isti cilj je u koliziji sa ciljevima mojih kolega
7.    Cilj je više "direktiva", a manje moja odgovornost
8.    Cilj je zamišljen kao afirmacija pretpostavljenog
9.    Pretpostavljeni čeka rezultat i ni sa čim ne pomaže
10.    Ne znaju se priznanja za postizanje cilja
11.    Nije precizirana podrška drugih službi (sektora)
12.    Pretpostavljeni je isključiv i "ne čuje" druge
13.    Nisu diskutovane i predviđene prepreke

Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

Ime Nick Email Title Sigurnosni kod

CommentText

• Definicija ciljeva pisane poslovne komunikacije 1

• Definicija ciljeva pisane poslovne komunikacije 2

• Definicija ciljeva pisane poslovne komunikacije 3