Prijem, kontrola, analiza i čuvanje dokumenata, informacija i pošte
U praksi svake kompanije ali i pojedinačno njenih sektora, sekretarijata, kabineta je da u svom okviru vodi dnevnik korespondencije, odnosno svih dokumenata koja ulaze ili izlaze iz kompanije, sektora, sekretarijata, kabineta i sl. U dokumente spadaju poslovna pisma, faksovi, memorandumi, zapisnici, molbe, zahtevi i razne druge vrste dopisa. Svi dokumenti se čuvaju u fajlovima po arhivskim pravilima (neki dokumenti se moraju čuvati trajno, a neki ne i sl.). Arhiva mora biti ažurirana redovno hronološkim redom pristizanja i slanja dokumenata.
Svaka informacija i dokument moraju biti prezentovani pretpostavljenom. Dokumenti i pošta koja ulazi (izlazi) u kancelariju bivaju registrovani u poseban ulazni (izlazni) file u računaru ili posebnom dnevniku i čuvan u arhivi sa posebnim ulaznim (izlaznim) brojem. Postoji razlika između fajova za dokumente koji stižu iz odeljenja unutar kompanije ili van nje.
Delovodnik može da se vodi u računaru ili posebnoj knjizi, a treba da sadrži broj ulaza/izlaza, datum, predmet, odnosno sadržaj, kome je upućen dokument, od koga kao i naznaku kome je još dostavljen dokument. Ukoliko se radi o faks porukama onda je u delovodniku potrebno naglasiti da se radi o takvoj vrsti dokumenta. U primeru sve navedeno može da izgleda ovako:
- oznaka izlaznog dokumenta - 028/mark/07; izlazni faks dokument - 029F/mark/07
- oznaka ulaznog dokumenta - 112/ul-mark/96; ulazni faks dokument 0205F/ul-mark/96
Oznake se mogu dati i na neki drugačiji način, drugom numeracijom, ali je važno slediti princip.
Dnevnik ulaznih i izlaznih dokumenata možete rasporediti poštu u 3-4 kategorije. Pisma adresirana na ime neke osobe predaju se neotvorena. Unesite u dnevnik primljene faksove (poštu). Na svaki faks ili primljenu poštu rok povratne informacije je 24 časa.
Podsetnik o internim dopisima
- U levom gornjem uglu svakog dopisa treba obavezno navesti naziv kompanije, naziv sektora, datum i izlazni broj Vašeg sektora (to i podrazumeva da se u svakom sektoru vodi "knjiga" ulazne pošte sektora na jednom mestu kod poslovnog sekretara, bilo kroz delovodnik ili u odgovarajućem fajlu u kompjuteru).
- Svi interni dopisi na nivou kompanije treba da budu pisani u istom, unapred određenom fontu.
- Svaki dopis treba da ima adresanta (kome je upućeno).
- Svi dopisi koji se pored lica kome su upućeni dostavljaju i trećim licima na uvid treba na kraju dopisa, posle potpisa ili na početku, uz ime osobe kojoj su upućeni, da nose i imena lica kojima su dostavljeni na uvid (npr: cc. Pera Perić, Mita Mitić ili dostavljeno: Peri Periću, Miti Mitiću). Kopije takvih dopisa trećim licima dostavljaju autori dopisa, odnosno poslovni sekretari.
- Naslovi dopisa se pišu velikim slovima na sredini stranice. Podnaslovi ukoliko ih ima, pišu se samo masnim slovima (Bold).
- Američka forma (bez uvlačenja prvog reda pasusa) zahteva da se pasusi odvajaju duplim proredom. U slučaju da se koristi francuska forma (sa uvlačenjem prvog reda pasusa) razdvajanje pasusa duplim proredom je poželjno zbog preglednosti.
- Osnovni znaci interpunkcije (tačka, zarez, upitnik, itd.) kucaju se neposredno iza reči. Znaci jednakosti, plus, minus (=, -, +) u tekstu se pišu sa po jednim slovnim mestom razmaka ispred i iza znaka. Međutim, ukoliko se znak "-" koristi kao sastavnik, odnosno rastavnik reči, piše se bez razmaka. Zagrade se ispisuju bez razmaka u odnosu na reči unutar zagrade, ali su reči koje im prethode, odnosno slede rastavljene jednim slovnim mestom.
- Kod pisanja pisama, posle pozdrava u zaglavlju stavlja se zarez, a prvi pasus obavezno počinje velikim slovom, kao i svi naredni pasusi. Pozdrav na kraju pisma odvaja se od potpisa zarezom i novim redom.
- U načelu treba voditi računa o tome da se u istom dopisu ne mešaju engleski i srpski jezik (npr. ne treba pisati "To: Pera Perić", već "Za: Pera Perić").
- Ukoliko se u dopisu pozivate na konkretan predmet ili slučaj, uz dopis treba priložiti i relevantnu dokumentaciju radi lakšeg praćenja. Svi priloženi materijali bi nakon upotrebe trebalo biti uredno vraćeni matičnom sektoru, izuzev ako su u pitanju kopije.
- Svi interni dopisi, zabeleške, brief-ovi, podsetnici ili zapisnici sa sastanaka po sektorima treba da budu dostavljeni svim potencijalnim korisnicima u kompaniji. Ovo je veoma važno za efikasnu komunikaciju unutar kompanije, jer ćete na taj način maksimalno smanjiti mogućnost previda.
- U desnom, odnosno levom uglu na dnu stranice (što zavisi od unapred dogovorenog internog pravila kompanije o vođenju poslovne korespodencije), na kraju dopisa treba da stoji funkcija, ime i prezime autora dopisa i svojeručni potpis. (Ukoliko druga osoba daje svojeručan potpis umesto navedene potpisane osobe, onda se daje navod "za", što je naznaka da je Pera Perić potpisao dopis umesto Mite Mitića).
- Ukoliko je tekst dopisa kraći od jedne stranice, potrebno je vizuelno ga urediti tako da gornja i donja margina budu otprilike jednake.
- Najzad, pre nego što se tekst potpiše i umnoži, lice koje ga potpisuje treba da ga još jednom pročita i proveri radi ispravljanja mogućih grešaka. Prilikom predaje dopisa i pisama lice koje prima dopis ili pismo na svoje ime, ili ako to drugo lice čini u njegovo ime, obavezno je potpisom potvrditi prijem dokumenta. Ovo je naročito važno u slučaju kada se radi o važnim i poverljivim dokumentima u internoj i eksternoj korespodenciji.
- Zgodno je pri ruci u biblioteci kancelarije imati pravopis, gramatiku srpskog jezika, rečnik stranih reči i izraza kao i rečnik stranog jezika.
Podsetnik o formiranju eksternih dopisa i pisama
U principu, sva tehnička pravila pri pisanju internih dopisa i pisama važe i pri vođenju prepiske sa licima i kompanijama van firme.
Podsetnik o pisanju planova i izveštaja o radu
- U principu, postoji načelan dogovor da se planovi i izveštaji izrađuju mesečno, potrebno je u planove obavezno uključiti i datume realizacije pojedinačnih stavki.
- Planove za naredni mesec i izveštaje rada za prethodni mesec treba pisati na odvojenim listovima papira radi lakšeg praćenja, klasifikacije i arhiviranja.
- Ukoliko neka stavka iz plana za prethodni mesec nije realizovana, obavezno je treba (ako je i dalje aktuelna) preneti u plan za naredni mesec uz izričitu napomenu o tome. U izveštaju za taj mesec treba navesti razlog za neispunjavanje određenog posla i predviđeno novo vreme realizacije ili predlog da se od posla odustane.
- U formalnom smislu planovi i izveštaji treba da slede obrazac kao u dopisima i pismima.
- Svaka stavka iz plana, odnosno izveštaja treba da bude numerisana
- U principu rok za predaju izveštaja i planova pretpostavljenima je kraj meseca, s tim što je potrebno odrediti raniji rok za predaju planova i izveštaja delova sektora i pojedinaca predpostavljenima, kako bi sektorskom ili generalnom direktoru na vreme mogao biti dat na uvid plan, odnosno izveštaj. Uvek treba uračunati i vreme potrebno za korekciju plana, što je često kod finasijskih i terminskih planova.
Napomena:
Svi materijali (tabele, šeme, izveštaji, zapisnici) koji se rade na periodičnoj osnovi, ali u nepravilnim vremenskim intervalima (npr. cenovnici, kursevi, zapisnici) treba da nose i redni broj radi lakše trajne evidencije, jer sam datum njihove izrade nije dovoljan podatak (npr. ako nakon nekoliko meseci pogledate zapisnike sa sastanaka menadžmenta koji sada postoje u arhivi Vašeg sektora, da li sa sigurnošću možete tvrditi da li neki od njih nedostaje u vašoj evidenciji?).
Mislite o dužini pasusa čak iako sadrži samo jednu misao. Nađite ravnotežu, čitalac može biti zbunjen serijom kratkih pasusa. Ne koristite nepotrebne reči. Koristite aktiv, a ne pasiv. Izbegavajte neumesne prethodne reči. Prethodnica je povezana sa onim što sledi. Mislite više na to kako rečenica zvuči nego da pratite samo stroga gramatička pravila.
Procedure za izradu dokumentacije
Većina firmi danas ima standarde koji se primenjuju u izradi dokumenata, kako onih opštih (izveštaja, analize, projektna dokumentacija, ugovori, zapisnici), tako i komercijalne (ponude, predračuni, računi, otpremnice, garancije, dostavnice) i dokumenta sistema kvaliteta (procedure, sheme).
Primer procedure za izradu dokumenata:
Veličina papira: A4
Margine:
Leva: 2,5 cm
Desna: 2,5 cm
Gornja: 2,5 cm
Donja: 2,5 cm
Orijentacija papira: portret
Razmak između prethodnog paragrafa i naslova: 2 linije teksta
Razmak između naslova i paragrafa u tekstu: 1 linija teksta
Line spacing: Single
Indentation: 0
Spacing Before/After: 0
Bullets:
Font teksta: Arial, Regular, 10
Font naslova: Arial, Bold, 12, velika slova
Font podnaslova: Arial, Bold, 10, velika slova
Slike: 300 dpi
Štampa: jednostrana, rezolucija 600.
Dokumentacija se izrađuje u skladu sa sledećim pravilima:
- Slike koje se pripremaju za prikazivanje na Internetu (internet stranicama) sa ekstenzijom JPG obavezno moraju biti u RGB modelu boja. Slike u modelu boja CMYK moraju se konvertovati u RGB model.
- Za imenovanje dokumenta ne koristiti srpska slova (đ, š, ć, č, ž)
- Ne koristiti razmake u imenima dokumenata.
- Koristiti isključivo alfanumerike (slova i brojeve) u imenima dokumenata.
- Imena dokumenata pisati malim slovima (važi i za ekstenziju).
- Ime dokumenta uvek počinje malim slovom.
- Ukoliko ime dokumenta sadrži više reči, reči pisati spojeno malim slovima, a početno slovo svake reči pisati velikim slovom (npr: ovoJeMojFajl.doc). Obratiti pažnju da ime dokumenta počinje malim slovom.
