Promena predstavlja osnovnu komponentu procesa kontinualnog poboljšanja kvaliteta funkcionisanja organizacije. Svaka metodologija sprovođenja promena uključuje njihovo uvođenje i merenje njihovih rezultata. Uspešna implementacija sistemskih promena predstavlja osnovu napretka organizacija i pojedinaca u okviru njih.

Veoma je značajno da se prilikom uvođenja promena proceni uticaj ovog procesa na svakog pojedinca u okviru organizacije. Ljudi su najznačajniji resursi procesa sprovođenja promena, ali oni predstavljaju i najveću opasnost i prepreku ovom procesu. Neizvesnost koja je povezana sa promenama može da izazove jake emocije, pošto većina ljudi oseća da im se desio određeni gubitak prilikom prelaska iz jednog u drugo stanje.

  

Komunikacija o promeni kroz organizaciju

Komunikacija informacija o promenama bi trebala da se odvija sa svim osobama na koje će predložene promene uticati, bilo da se radi o zaposlenima, kupcima, internim i eksternim stejkolderima. Rana komunikacija i konsultacije, dok je proces implementacije promena još u fazi planiranja, će pomoći da se ljudi zainteresuju za proces promena i pripreme za njega.

Stejkholderi će imati različite nivoe uključenosti u proces promena. U različitm fazama njihovog uvođenja oni bi trebalo da budu informisani, konslutovani, sa njima treba sarađivati tokom ovog procesa, a ukoliko se radi o značajnim stejkolderima može doći i do njihovog uključivanja u sam proces uvođenja promena. Stejkholderima treba pružiti što je više moguće informacija, uključujući i razloge za sprovođenje promena, njihove ciljeve, a oni bi trebalo da budu uključeni i u proces predviđanja potencijalnih problema i određivanja rešenja za njih.

Dva najznačajnija aspekti komunikacije i uvođenja promena su motivacija i otpori promenama.

Uvođenje promena će biti mnogo uspešnije, a veći broj članova organizacije će biti posvećen njihovom sprovođenju, ukoliko među ljudima postoji verovanje da će one poboljšati način funkcionisanja organizacije. Najbolji mogući scenario bi bio da se dođe u situaciju u kojoj sve strane uključene u proces dobijaju, u kojoj će upravljanje promena svima doneti pozitivne efekte.

Prilikom uvođenja promena moraju se ohrabriti debate i diskusije o potrebnosti i značaju promena. Prezentacija podataka može da pomogne u kreiranju osećaja važnosti sprovođenja promena. Ljudi u svom ponašanju često iskazuju tenednciju da pokušavaju da izbegnu probleme i da se pokrenu u smeru poboljšanog načina funkcionisanja.

Otpor promenama predstavlja normalnu, univerzalnu i neizbežnu ljudsku reakciju na nešto što drugi predstavljaju kao dobru ideju. Sama činjenica da se neko opire promenama ga ne čini lošom ili uskoumnom osobom, to je jednostavno normalna ljudska reakcija na neizvesnost koju bilo kakve promene nose.

Evaluacija predstavlja izuzetno značajnu komponentu bilo kog procesa uvođenja promena. Moraju se uvesti mere za poređenje koje će se koristiti za utvrđivanje u kom nivou su planirane promene i dovele do poboljšanja.

  

Korišćenje probnih promena

Prilikom uvođenja promena izuzetno korisnim se mogu pokazati probne promene, mali deo planiranih opcija i rešenja, koje se mogu sprovesti u delu organizacije kako bi se utvrdila reakcija zaposlenih na njih i stepen u kom ih oni podržavaju. Korišćenje zaposlenih iz dela organizacije koji je raspoložen prema promenama će povećati šanse za uspeh procesa uvođenja promena.

Probno uvođenje promena može da istakne prepreke koje se mogu pojaviti, ali može pružiti i vredna saznanja o načinu fukncionisanja organizacije i njenom reagovanju na promene. Informacije i rezultati koji su dobijeni probnim uvođenjem promena mogu da promene pristup koji će se primeniti prilikom njihovog uvođenja. Svrha uvođenja probnih promena mora biti pojašnjena svim članovima organizacije i stejholderima. Najčešća svrha pilot projekta da se obavi procena najboljeg metoda uvođenja promena, a on nikako ne treba da utiče na promenu odluke o sprovođenju promena.

  

Deljenje rezultata

Nakon sprovođenja probnog projekta svim zaposlenima i stejkholderima mora se prezentovati paket u kome se nalaze svi planovi, podaci, rešenja i saznanja koja su stečena. Ukoliko se ova procena podeli sa organizacijom, stavljajući pritom akcenat na učenje, ona će postati osnova (ili standard) za sprovođenje promena. Čak i najmanje promene mogu da ostvare koristi od evaluacije, a deljenje njenih rezultata i saznanja koja su stečena će staviti uvođenje promena u fokus pažnje cele organizacije. Procena implementacije velikog broja malih promena može pružiti vredan skup informacija o načinu funkcionisanja organizacije i njenom reagovanju na promene.

Da bi se proces promena podržao neophodno je da organizacija proslavi njihovu uspešnu implementaciju, da se istaknu stvari koje su urađene na pravi način, da se ukaže na ono što nije funkcionisalo kako treba i da se izvuku preporuke za budućnost. Procena treba da pokaže poboljšanja iz ugla stejkoldera i organizacije.


Saveti za uspešno uvođenje i podržavanje promena

  • organizacija uvek mora da ima definisanu strategiju komunikacije,
  • deljenje informacija se mora obavljati na konzistentan način,
  • do ljudi uključenih u promene se najbolje može prići korišćenjem različitih medija,
  • stejkholderi moraju biti uključeni u proces planiranja,
  • zaposlenima se mora pružiti podrška kroz obuke i prilike za vežbanje,
  • pitanja, brige i reakcije se moraju saslušati i na njih se mora odreagovati na pravi način,
  • ideje, dostignuća i uspesi se moraju proslaviti,
  • mora postojati jasan razlog sprovođenja promena,
  • mora postojati zajednička vizija o tome šta se želi postići promenama,
  • moraju se steći saznanja o ciljnoj populaciji,
  • prilikom razvijanja strategije treba obratiti pažnju na prepreke sprovođenju promena,
  • otpor je normalna reakcija na promene koje uvodi neko drugi,
  • treba identifikovati inovatore, odnosno osobe koje su najbolje u uvođenju promena i treba ih nagraditi za njihove napore i
  • zaposlene i stejkholdere treba redovno obaveštavati o napretku procesa uvođenja promena.
Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Uvođenje i podržavanje promena 1
  • Uvođenje i podržavanje promena 2
  • Uvođenje i podržavanje promena 3