Uprkos tome što ulogu pojedinih menadžera u okviru organiazcije nije uvek lako utvrditi, značaj i uloga menadžera projekta se može veoma lako ustanoviti. Ova osoba kreira glavni plan projekta i pokušava da obezbedi njegovu uspešnu implementaciju. Tokom svog rada menadžer projekta koristi sposobnosti i metodologiju koju je razvijao tokom vremena, konstantno tražeći načine za obavljanje svih poslova u skladu sa vremenskim rasporedom projekta.
Zadaci menadžera projekta
Menadžer projekta ne mora po pravilu da raspolaže i najvišim nivoom autoriteta u projektu, često se i iznad njega u organizaciji samog projetka nalazi neki od rukovodilaca višeg nivoa koji ima konačnu reč pri donošenju odluka. Menadžer projekta je najčešće osoba koja se nalazi na prvoj liniji njegove realizacije čiji je zadatak da vodi računa o tome da se svi delovi projekta uklope u jednu celinu. On bi, po pravilu, trebalo da mi ima kompletnu odgovornost za neuspeh projekta, ali i sve zasluge za svoj uspeh. U teoriji i praksi upravljanja projektima osoba koja se nalazi iznad menadžera projekta i ima konačnu reč prilikom njegove realizacije se naziva sponzor projekta.
Zadatak menadžera projekta je da upravlja sledećim osnovnim delovima projekta:
- Plan projekta, odnosno raspored: Ovo je upravo deo u kome je Microsoft Project od izuzetne pomoći. Ovaj deo obuhvata procenjene korake, vremena i troškove koji dovode do dostizanja projektovanih ciljeva.
- Resursi: Upravljanje resursima uključuje rešavanje konflikata koji mogu nastati oko njihovog angažovanja i stvaranje konsenzusa oko njihovog korišćenja kao i dodeljivanje resursa i praćenje njihovih aktivnosti na projektu. Ovaj deo posla uključuje i upravljanje neljudskim resursima, poput materijala i opreme.
- Komunikacija sa drugim projektnim timovima, menadžmentom i kupcima: Prenošenje informacija o statusu projekta svima koji imaju legitimnog udela u njegovom uspehu (stejkholderi) predstavlja jednu od ključnih odgovornosti menadžera projekta. Uprkos tome što menadžer projekta može raditi za sponzora projekta, projekat često ima i kupca za čije potrebe se proizvodi konačni proizvod. Ovaj kupac se može nalaziti izvan ili u okviru kompanije za koju radi menadžer projekta.
Razumevanje značaja tri ograničenja projekta
Bilo koji posao u životu se može odraditi brzo, jeftino ili dobro. Problem se ogleda samo u činjenici da uvek morate izabrati samo dva od prethodno navedena tri kriterijuma koji mogu biti istovremeno ispunjeni i upravo u ovom ograničenju leži i osnovni problem upravljanja projektima.
Kod svakog projekta postoje vreme, resursi (koji u osnovi predstavljaju troškove) i kvalitet proizvoda ili usluge koji nastaju kao konačni rezultat realizacije projekta. Microsoft Project vam može pomoći u upravljanju resursima i vremenom vašeg projekta. Na kvalitet vašeg projekta često direktno utiče način na koji upravljate njime. Ukoliko produžite vreme realizacije projekta, doći će i do povećanja troškova pošto resursi rade duže vreme, uz određenu cenu koja se plaća za svakih sat njihovog angažovanja. Ukoliko uklonite neke resurse iz projekta, uštedećete određeni iznos novca, ali ovo može uticati i na kvalitet projekta. Ključ uspešnog upravljanja projektima se ogleda u pronalaženju logičnog balansa vremena, troškova i kvaliteta izlaznog proizvoda ili usluge.
Primena najboljih metodologija
Microsoft Project uključuje određene alate za kreiranje rasporeda i praćenje koji predstavljaju rezultat brojnih godina razvoja metoda za upravljanje projektima. Neki od najznačajnijih metoda koje Project koristi su:
- Gantogram predstavlja glavni pogled na projekat. Sastoji se od tabela sa kolonama podataka zajedno sa grafičkom reprezentacijom zadataka od kojih se proces sastoji. Na horizontalnoj osi predstavljeno je vreme potrebno za realizaciju. Korišćenjem podataka u kolonama (poput naziva zadatka, početnog datuma, datuma završetka i resursa koji se dodeljeni određenom zadatku) mogu se shvatiti parametri svakog zadatka i dobiti podaci o njegovom vremenu izvršenja u grafičkom delu. Mogućnost da se sve ove informacije sagledaju na jednoj stranici pomaže u razumevanju događanja na projektu, sa aspekta vremena i troškova.
- Mrežni dijagram (koji se takođe naziva i logički dijagram) u osnovi predstavlja Microsoft verziju PERT liste. PERT tehnika (Program Evaluation and Review Technique) je razvijen tokom razvoja Polaris podmornica sredinom prošlog veka. Ova, u najvećoj meri grafička prezentacija zadataka koji sačinjavaju određeni projekat, prikazuje tok rada na projektu umesto verbalnog opisivanja međuzavisnosti i vremenskog trajanja zadataka. Ovaj način prezentovanja u značajnoj meri pomaže u razumevanju međuosobnog uticaja zadataka i sticanju utiska o tome u kojoj fazi se projekat trenutno nalazi - ne toliko u vremenu, već u mnogo većoj meri iz ugla poslova koji se moraju obaviti da bi se projekat priveo kraju.
- Upravljanje rizikom predstavlja centralni deo upravljanja projektima pošto su projekti prepuni potencijalnih rizičnih situacija. U svakom trenutku postoji rizik da resursi neće pružiti rezultate koji su od njih očekivani, da će materijal stići prekasno, da će kupac promeniti sve parametre projekta na polovini realizacije...
- Upravljanje rizikom predstavlja umetnost anticipiranja rizika, rangirajući ih od onih sa najvećom verovatnoćom događanja i određivanja strategija za sprečavanje onih rizičnih događaja čija je verovatnoća najveća. Microsoft Project pomaže u upravljanju rizikom omogućavjući upotrebu „šta-ako“ scenarija. Na primer, možete promeniti datum otpočinjanja ili dužinu trajanja određenog zadatka kako biste utvrdili kako će ova promena uticati na celokupan raspored projekta, kako će ona uticati na odlaganja, povećanje troškova i konflikte među resursima koji se mogu dogoditi ukoliko se neželjeni događaj desi. Raspolaganje ovim vrstama informacija u svakom trenutku i na vrlo jednostavan način dovodi do toga da se mnogo lakše upravlja rizikom, uz značajno smanjenje negativnih posledica koje mogu nastati.
- Upravljanje resursima se ogleda u njihovom korišćenju na najbolji mogući način. Dobar menadžer projekta je sposoban da pronađe najbolje resurse za određeni posao, ljudima koji rade na projektu dodeljuje razumne zadatke trudeći se da ih ne preoptereti više nego što oni stvarno mogu da urade, raspolaže informacijama o promenama rasporeda koje mogu dovesti do toga da određeni resursi postanu preopterećeni. Jedan od osnovnih zadataka menadžera projekta je da obavlja podešavanja koja će dovesti do toga da svi resursi budu iskorišćeni u maksimalnoj mogućoj meri tokom celog životnog veka projekta. Microsoft Project raspolaže korisnim alatima poput grafikona za resurse (tradicionalno se naziva histogram) i liste korišćenja resursa koja prikazuje njihovo opterećenje.
Slika 5
Na slici 5 je prikazano i izjednačavanje resursa (kalkulacija koja automatski vrši preraspoređivanje resursa kako bi se rešili problemi prevelike potražnje za njima) koje može da obezbedi mnogo efektivnije upravljanje resursima.
Microsoft Project može u značajnoj meri da ubrza rad menadžera projekta
Kreiranje stotina zadataka, dodeljivanje trajanja svakome od njih, uspostavljanje međusobnih zavisnosti, kreiranje resursa i mnoge druge aktivnosti vam se mogu učiniti izuzetno komplikovanim i složenim za rad. Rukom ispisana lista poslova koji se moraju uraditi na papiru vam se može učiniti sasvim prihvatljivim i mnogo jednostavnijim rešenjem.
Ovakvo razmišljanje se može posmatrati i kao i ispravno i kao pogrešno, zavisi iz kog ugla se ceo problem posmatra. Microsoft Project zaista zahteva unošenje velike količine informacija na samom početku rada, ali sa druge strane, taj napor će tokom celog toka projekta znatno olakšavati njegovu realizaciju, povećaće produktivnost rada i smanjiti troškove i vreme trajanja projekta.
Pre nego što počnemo sa obradom opcija kojima Microsoft Project raspolaže, posvetićemo pažnju nekim izuzetno korisnim stvarima koje ovaj softver može da uradi tokom pripreme i realizacije nekog projekta. Upotreba Microsoft Project-a može da obezbedi sledeće pogodnosti u svakodnevnom radu:
- Project automatski obračunava troškove i vremenska trajanja na osnovu ulaznih informacija koje su unete u njega. U veoma kratkom roku možete izvršiti ponovne obračune za potrebe "šta-ako" scenarija u cilju rešavanja problema sa resursima, svođenja troškova projekta na nivo definisan projektnom dokumentacijom ili u cilju poštovanja vremenskog roka realizacije projekta.
- Microsoft Project pruža izveštaje i poglede koji, samo jednim klikom miša, pružaju bogatstvo informacija koje stoje na raspolaganju menadžeru projekta i osobama kojima on podnosi izveštaje. Nema više potrebe za ručnom izradom izveštaja o ukupnim troškovima projekta do određenog vremenskog trenutka pošto što vam vaš rukovodilac zatraži te informacije u poslednjem momentu. Dovoljno je samo da odštampate izveštaj sa gantogramom iz Project-a i da ga prezentujete na sastanku.
- Možete koristiti ugrađene uzorke dokumenata koji u značajnoj meri olakšavaju otpočinjanje rada na određenom projektu. Uzorci projekata su unapred izrađeni planovi za tipične poslovne projekte, poput izgradnje komercijalnih objekata, inženjerskih projekata, izbacivanja novog proizvoda na tržište, razvoja softverskih rešenja ili preseljenja proizvodnih pogona. Velika je verovatnoća da ćete često biti u situaciji da skoro uvek radite na veoma sličnim vrstama projekata. Nakon što kreirate jedan projekat, njega možete koristiti kao uzorak dokumenta koji ćete uportebljavati prilikom izrade svih sledeći projekata koji su poput njega.
- Možete kreirati resurse za vaš projekat na osnovu informacija koje već imate u adresaru Outlook-a. Na raspolaganju vam je čak i mogućnost da kreirate jedan skup kompanijskih resursa nakon čega možete da dodelite pristup tom skupu svim menadžerima projekata iz kompanije.
- Veliki broj alata u Microsoft Project-u koriste složene algoritme za rešavanje problema poput izjednačavanja zahteva za resursima u cilju rešavanja konflikata koji mogu nastati oko njihove upotrebe. Uz pomoć ovih algoritama mogu se i filtrirati zadaci na osnovu različitih kriterijuma, izrađivati modeli "šta-ako" scenarija, izračunavati novčane vrednosti poslova koji su do datog trenutka izvršeni...
