Istraživanje izveštaja


Microsoft Project raspolaže dvema vrstama izveštaja - tabularima koji su namenjeni štampanju i vizuelnim izveštajima koji omogućavaju eksportovanje podataka iz projekta u Excel ili Vizio. Vizuelni izveštaji koriste Excel i Vizio Template koji su uključeni u Project u cilju kreiranja lepo dizajniranih tabela i dijagrama.

Podaci, čiji se prikaz želi ostvariti, ne unose se direktno u izveštaj. Microsoft Project raspolaže unapred definisanim izveštajima o zadacima i resursima koji se mogu menjati u cilju dobijanja željenih informacija.

1. Kliknite na opciju Reports koja se nalazi u okviru Report menija. Na ovaj način otvarate okvir za dijalog u kome je prikazano šest opštih kategorija izveštaja kojima Microsoft Project raspolaže.

Izaberite izveštaj pod nazivom Custom, a potom kliknite na taster Select. Nakon ovoga će se pojaviti okvir za dijalog Custom Reports u kome će biti prikazani svi unapred definisani izveštaji kojima Project raspolaže, ali i svi izveštaji koje je korisnik sam kreirao.

Slika 13



2. Na listi Reports kliknite na Resource (Work) i nakon toga pritisnite taster Preview. Ovom komandom aktivira se prikaz izveštaja Resource (Work) u Print Preview prozoru.

 
Slika 14



Ovaj izveštaj predstavlja kompletan pregled svih resursa koji su raspoloživi za realizaciju posmatranog projekta, slično kao i Resource Sheet prikaz o kom smo ranije govorili. Ukoliko želite da uvećate određeni deo izveštaja koji je prikazan, dovoljno je da pomerite kursor miša (koji se prikazuje u obliku uvelićavajućeg stakla) na željeni deo izveštaja i kliknite na levi taster miša. Ukoliko želite da se ponovo vratite na prikaz čitave strane, dovoljno je da ponovo pritisnete levi taster miša.

Da biste zatvorili Print Preview prozor, odaberite opciju Close, nakon čega se ponovo pojavljuje okvir Custom Reports. Nakon ovoga, dva puta izaberite opciju Close kako biste zatvorili okvir za dijalog Custom Reports.

Pored tabelarnih izveštaja Microsoft Project 2007 raspolaže i velikim brojem grafičkih, odnosno vizuelnih izveštaja koji u značajnoj meri olakšavaju brz pregled i analizu podataka povezanih sa realizacijom projekta.

1. U okviru Report menija odaberite opciju Visual Reports. Nakon ovoga će se otvoriti okvir za dijalog Visual Reports u okviru koga se nalazi lista svih raspoloživih vizuelnih izveštaja. Za kreiranje svakog od ovih izveštaja Project eksportuje podatke u Microsoft Vizio ili Excel i nakon toga generiše tabele, grafikone ili dijagrame uz pomoć neke od ove dve aplikacije.

 

 

Slika 15


Grafikon prikazan na slici sadrži linijski dijagram na kome je prikazan obavljeni posao i preostali posao za određene resurse. Ovaj dijagram će biti prikazan u Excel-u i da biste izašli iz ovog izveštaja morate prvo da zatvorite Excel i da nakon toga kliknete na Close kako biste zatvorili okvir za dijalog Visual Reports.


Kreiranje novog plana projekta


Plan projekta u osnovi predstavlja model koji se kreira na osnovu određenih aspekata stvarnog projekta, odnosno na osnovu očekivanja o onome šta će se desiti ili na osnovu vaših želja o tome šta bi trebalo da se desi. Ovaj model, kao i svi drugi modeli, fokusira se na neke, ali ni u kom slučaje ne i na sve, aspekte projekta - zadatke, resurse, vremenske okvire i troškove koji su povezani sa svim elementima projekta.

Osnovni fokus svakog projekta se locira na vremenu realizacije, kako celokupnog projekta tako i njegovih pojedinih faza. Prilikom realizacije projekta možete raspolagati informacijama o planiranom datumu njegovog otpočinjanja, planiranom trenutku njegovog završetka ili o oba navedena elementa. Prilikom rada u Project-u dovoljno je da definišete samo jedan od ova dva datuma - datum otpočinjanja projekta ili datum njegovog završetka. Na primer, ukoliko unesete samo datum kada želite da projekat na kome radite bude završen, trajanje zadataka i njihovu međuzavisnost program će veoma lako izračunati datum otpočinjanja realizacije projekta, ali i datume otpočinjanja svakog od zadataka u okviru projekta. Uvek imajte na umu da Project predstavlja izuzetno kvalitetnu alatku za aktivno pravljenje rasporeda.

Najčešće se vemenski rasporedi projekata prave korišćenjem datuma njegovog otpočinjanja, čak i u situacijama kada je jasno definisan datum do kog određeni projekat mora biti završen. Ovakav način rada ima veoma jednostavno i logično objašnjenje u činjenici da se njime postiže najranije moguće otpočinjanje svih aktivnosti na projektu čime se ostavljaju najduža moguća vremena za ispravljanje problema koji mogu nastati prilikom realizacije projekta.

Nakon upoznavanja sa osnovnim elementima Projecta, možemo otpočeti sa izradom plana projekta koji će nam poslužiti za nastavak rada. Da bismo kreirali novi plan projekta neophodno je da:

1. U okviru File menija odaberemo komandu New, a nakon toga u prozoru zadatka New Project ćemo odabrati opciju Blank Project. Nakon izbora ove opcije Microsoft Project će kreirati novi, potpuno prazan plan projekta. Nakon što ovo uradite, pred vama će se pojaviti mogućnost izbora datuma otpočinjanja projekta.

2. U Project meniju odaberite opciju Project Information kako biste otvorili okvir za dijalog pod ovim imenom.

3. U polju Start Date otkucajte, ili odaberite 7/1/09, čime ćete postaviti 1. jul 2009. godine kao datum otpočinjanja projekta. Pritiskom na OK ćete zatvoriti okvir za dijalog Project Information.

 
Slika 16


4. Na paleti alata Standard kliknite na Save taster nakon čega će se otvoriti okvir za dijalog Save As u kome ćete moći da odaberete lokaciju na kojoj želite da snimite vaš novi projekat kome možete dodeliti ime prvi projekat.

 

Definisanje neradnih dana

Kalendar projekta predstavlja jedan od najznačajnijih elemenata celog Microsoft Project-a, pre svega zbog činjenice da on omogućava i definisanje radnih i neradnih dana za svaki od raspoloživh resursa. Kalendar projekta možete posmatrati kao radno vreme u okviru koga inače već radi vaša organizacija. Na primer, radno vreme može biti od ponedeljka do petka, u intervalu od 9 do 17 časova, sa pauzom za ručak od pola sata, u intervalu od 13 do 13.30 časova. Organizacija, ili određeni resurs u okviru nje su projektovani da izvršavaju svoje zadatke u skladu sa ovim radnim vremenom. Pritom uvek treba imati na umu da postoje i izuzeci za ovo normalno radno vreme, poput državnih praznika i korišćenja slobodnih dana i godišnjih odmora.

1. U Tools meniju odaberite opciju Change Working Time. Otvoriće se okvir za dijalog Change Working Times. Pomerite kursor miša na opciju For calendar i pritisnite strelicu nadole. Lista koja se pojavila sadrži tri osnovna kalendara koja su definisana u okviru Microsoft Project-a. To su sledeći kalendari:

 

Slika 17

 

  • 24 sata - organizacija ili resurs u okviru nje mogu da rade 24 sata dnevno, odnosno nema neradnog vremena.
  • Noćna smena - pokriva rad u noćnoj smeni koja je definisana kao rad od ponedeljka uveče do subote ujutru u intervalu od 11 sati uveče do 8 sati ujutru, sa jednosatnom pauzom za odmor.
  • Standard - klasičan radni dan, predefinisan od ponedeljka do petka u intervalu od 8 sati ujutru do 5 sati popodne, uz jednosatnu pauzu za ručak.


Samo jedan od ovih osnovnih kalendara se može koristiti kao kalendar projekta. Nakon otvaranja ove opcije na ekranu se pojavio standardni kalendar koji ćemo i ostaviti kao kalendar projekta, tako da nema potrebe da se izborom opcija menja bilo koje podešavanje.

Pošto raspolažete informacijom da će svi učesnici projekta 17. jula prisustvovati seminaru, ostavićete ovaj dan kao neradan tako da nijedna aktivnost na projektu neće biti definisana za taj dan. Ovu informaciju ćete zabeležiti kao izuzetak u kalendaru.

U okviru polja Name na kartici Exceptions, otkucajte Seminar za članove projektnog tima i zatim kliknite na polje Start. U polju Start otkucajte 7/17/09 i potom pritisnite Enter taster na vašoj tastaturi. Izbor datuma možete izvršiti i uz pomoća kalendara koji se nalazi u okviru Start polja.

 

Slika 18

 

Nakon ove operacije 17. jul je definisan kao neradni dan u okviru projekta, tako da će ovaj datum biti podvučen u kalendaru kako bi se jasno istaklo da je u pitanju neradni dan.

2. Kliknite na OK kako biste zatvorili okvir za dijalog Change Working Time.

 

 

Dodaj komentar Sviđa mi se - (0) Ne sviđa mi se - (0)    

  • Otpočinjanje sa radom 1
  • Otpočinjanje sa radom 2
  • Otpočinjanje sa radom 3