Intranet predstavlja informatičku komunikacionu tehnologiju koja je zasnovana na Internetu. Fenomen intraneta se pojavio početkom devedesetih godina prošlog veka kao posledica ideje da se na jednom mestu mogu integrisati svi računari, softveri i baze podataka kojima određena organizacija raspolaže. Na ovaj način svi zaposleni mogu, uz pomoć samo jednog sistema, da pronađu i podele sve informacije koje su im neophodne za obavljanje njihovih poslova. Intraneti funkcionišu kao računarske mreže, čiji je prevashodni zadatak da omoguće razmenu informacija unutar organizacije. Oni se mogu definisati kao "privatne računarske mreže koje stoje na raspolaganju samo članovima određene organizacije i kojima mogu pristupiti samo osobe sa odgovarajućim ovlašćenjima".
Jedan od osnovnih zadataka intraneta je da pospeši razvoj organizacione kulture učenja. Prilikom analize uticaja intraneta na meandžment znanja neophodno je proučiti "sadržaj" intraneta kao značajnog preduslova za organizaciono učenje i "posledice" koje on ostavlja na funkcionisanje organizacije.
Intranet i organizaciono učenje
Jedan od osnovnih zadataka intraneta je da omogući deljenje znanja među članovima određene organizacije. Pritom se polazi od ideje da je znanje koje se stavlja na intranet eksplicitno znanje koje se na jednostavan način može podeliti među članovima određene grupe. Kao što je već napomenuto, upotreba izraza „deljenje znanja“ je u određenoj meri problematična, prevashodno zbog postojanja neizrečenog znanja, odnosno znanja o tome kako se neke stavri rade, koje se ni u kom slučaju ne može u potpunsoti podeliti zbog činjenice da je ono memorisano u ljudskim glavama. Jedino ukoliko se podaci (eksplicitno znanje) na intranetu povežu sa neizrečenim znanjima, može se doći do toga da je intranet svojim korisnicima ponudio korisna znanja. Ovo dovodi do zaključka da korisnik mora raspolagati znanjima i veštinama koje će mu pomoći da odabere eksplicitna znanja koja odgovaraju njegovim potrebama. Drugim rečima, znanje se ne nalazi u računarskim sistemima, već u ljudima. Krajnji korisnik je onaj ko određenim podacima i porukama koje se nalaze na intranetu daje značenje, kombinujući ih sa svojim neizrečenim znanjem.
Poput ostalih informacionih tehnologija, intranet predstavlja posledicu izbora pojedinaca ili grupa sa jedne strane i ograničenja nametnutih od strane organizacije sa druge strane, koje zajednički definišu karakter ovog informacionog servisa. Ovaj proces se u literaturi naziva zajedničko oblikovanje. Tokom korišćenja intraneta članovi organizacije kreiraju informacione i komunikacine smernice za njegov dalji razvoj. Organizaciono učenje na intranetu se, dakle, može analizirati kao socijalni proces strukturiranja.
Uprkos tome što je njegova tehnička struktura izuzetno značajna, kvalitet intraneta u najvećoj meri definiše njegov sadržaj. Zadatak intraneta je da omogući komunikaciju i deljenje informacija među članovima organizacije. To se može uraditi jedino ukoliko zaposleni mogu na jednostavan i brz način doći do podataka koji su im neophodni, ukoliko su informacije koje su im ponuđene validne i korektne i ukoliko članovi organizacije veruju u rad i znanje osoba koje su odgovorne za održavanje njegovog sadržaja. Ideja intraneta kao skladišta znanja u obliku fiksnih informacija predstavlja uprošćavanje ovog koncepta i onemogućava potpuno korišćenje mogućnosti koje on može da pruži. Pored toga što može da posluži kao skladište informacija, intranet se mora posmatrati i kao dinamička formacija koja može i da kreira nova znanja. Drugim rečima, intranet se mora koristiti kao deo procesa korišćenja postojećih i stvaranja novih znanja.
Upotreba intraneta kao alata menadžmenta znanja zahteva da svi članovi određene organizacije na kreativan način shvate učenje, razmenu informacija i komunikaciju kao značajan deo njene organizacione kulture. Na ovaj način se organizaciono učenje pretvara u promene postojećih načina rada organizacije kroz sticanje i primenu novih znanja. Korisnosti od deljenja znanja (odnosno procesa učenja) kroz celu organizaciju uz pomoć intraneta se ni u kom slučaju ne smeju svesti samo na učenje pojedinaca ili na kombinaciju pojedinačnog učenja i određenih dodatnih elemenata, poput deljenja znanja. Članovi organizacije će ostvariti korist od upotrebe intraneta kao medija za razmenu informacija samo ukoliko se ovo tehnološlo rešenje "uklopi" u njihove svakodnevne aktivnosti koje su usađene u organizacionu kulturu. Posmatrano iz ovog ugla, znanje kojim raspolaže određena organizacija je njen sastavni deo koji se razvija kroz uspostavljanje zajednica osoba koje pojedine segmente znanja koriste u svom svakodnevnom radu.
Intranet može predstavljati izazov za ove zajednice pošto on pruža platformu za deljenje znanja i uspostavljanje međusobnog razumevanja kako između pojedinaca tako i među delovima organizacije.
Prilikom definisanja intraneta kao platforme za deljenje znanja u obzir se moraju uzeti tri različite, ali međusobno povezane dimenzije. Ove dimenzije uključuju uspostavljanje intraneta (redefiniciju praksi učenja u okviru organizacije), intranet kao uslov razvoja organizacije (virtualizacija organizacija) i željene i neželjene posledice do kojih dovodi njegovo uvođenje (globalizacija organizacija i promena odnosa u okviru njih). U interakcijama ove tri dimenzije intraneta može se otkriti uticaj organizacione kulture na novouvedenu tehnologiju, ali i uticaj nove tehnologije na organizacionu kulturu.
Tri dimenzije uticaja intraneta na organizaciono učenje
Prva dimenzija koja u značajnoj meri utiče na intranet kao alatku menadžmenta znanja ogleda se u njegovom uspostavljanju. Ona se odnosi na materijalne, vremensko-prostorne elemente i pojavu intraneta. Bavi opremom i osobama koje čine intranet, uključujući računare, kablove, servere, softverske pakete, interfejse, izveštaje, programere i operatere. Upravo zbog ovoga studija uticaja intraneta na organizaciono učenje mora da, pored ljudi, u obzir uzme i značajan uticaj opreme i geografskih aspekata.
Druga dimenzija, intranet kao uslov razvoja organizacija, odnosi se na funkcionalnu integraciju (sub)sistema znanja u intranet. Intranet može doprineti pojavi "mrežnih organizacija" koje su izuzetno fleksibilne zbog svoje sposobnosti da u kratkom roku relociraju svoja sredstva proizvodnje i prilagode svoje ciljeve novonastaloj situaciji. Intranet, kao alatka za deljenje znanja, može u značajnoj meri pomoći ovim organizacijama da rekonfigurišu svoje poslovanje. Poput Interneta i intraneti mogu da proizvedu nove modele socijalnih ponašanja i komunikacije. Deljenje znanja u okviru organizacija je u značajnoj meri potpomognuto, ali nije i definisano, IT sistemima poput intraneta. Na osnovu svega ovoga dolazi do stalne promene granica u okviru organizacija i između njih, pošto struktura intraneta omogućava povezivanje ljudi koji rade na različitim lokacijama, a upravo je taj virtuelni prostor koji na taj način nastaje i novi podsticaj razvoju okruženja za učenje. Intraneti povezuju zaposlene, divizije i kompanije, pružaju informacije u bilo kom tenutku i na bilo kom mestu, omogućavajući i ojačavajući mrežne strukture.
Treća dimenzija ističe posledice upotrebe intraneta na organizacionu kulturu i šire okruženje. Ova dimenzija se odnosi na sveukupne efekte intraneta i brige o željenim i neželjenim posledicama koje on prouzrokuje. Efekti koji su povezani sa povećanjem organizacije i globalizacijom i njihovim uticajem na menadžersku kontrolu nad tokovima znanja su od suštinskog značaja za razvoj poslovanja. Organizacije su uključene u eksterne mreže i često posluju na globalnim tržištima. Na neki način one moraju da kontrolišu ove globalne operacije i da upravljaju tokovima znanja na koordinisan način. Menadžment može da iskoristi informacije uskladištene na intranetu da prati rezultate rada pojedinaca i grupa. U isto vreme pojedinci mogu biti ovlašeni od sistema da svoje aktivnosti obavljaju sa višim nivoom odgovornosti.
Ovi virtuelni aspekti dovode i do određenih neželjenih posledica. Upotreba intraneta sa jedne strane, dovodi do povećanja osećaja pripadnosti članova organizacije, ali sa druge strane ona dovodi i do smanjenja komunikacije licem u lice. Ovo može dovesti do umanjenja prenošenja neizrečenog znanja među članovima organizacije. Korišćenje intraneta je anonimno, bez preterano velikih interakcija među članovima organizacije, a to dovodi do značajnog smanjenja njegove efikasnosti kao alata za menadžment znanja.
