Svaki program menadžment sastoji se od nekoliko ključnih elemenata koji određuju i definišu program menadžment. Preduslov uspešnog menadžerisanja programa je postojanje 4 razvijena i zadovoljena ključna elementa koja obezbeđuju uspešno upravljanje programom. Ova 4 elementa predstavljaju bazu, osnov za uspešnu realizaciju programa i ti elementi su:
Prvi i ključni element je usvojena strategija. Postojanje jasne dugoročne strategije koja se tiče najvišeg mogućeg razumevanja kako, po kojim principima i sa kojom misijom određeni sistem funkcioniše. Ovo je osnov za postizanje ciljeva programa. Sama strategija predstavlja sastavni deo ogranizacijskog razvojnog plana i kao što joj sama reč kaže - ona služi da strateški odredi ciljeve kojima organizacija treba da teži, kao i da definiše i odredi korišćenja raspoloživih resursa i kapitala. Prilikom izrade ovog plana koriste se brojne tehnike, kojima se dolazi do odgovora na ključna pitanja:
Ovaj dokument obično se izrađuje na 3 godine do 5 godina, iako neke strategije mogu biti i dugoročnije (čak i na 20 godina) i predstavljaju dogovor o tome gde će organizacija ići u tom periodu. Strategija se izrađuje analizom postojeće situacije, definišući ciljeve i mapirajući moguće načine kako se mogu ostvariti ti ciljevi. Izrada strateškog plana zbog toga podrazumeva poznavanje i razumevanje trenutne situacije, pozicije u kojoj se firma nalazi, gde želi da stigne u svom razvoju, ali i da ima kapaciteta i znanja da tamo može da stigne. Razvijen strateški plan podrazumeva najmanje dve ključne stvari jasno definisane: misiju i viziju. Vizija je naša ideja o tome kako želimo da naša organizacija izgleda u budućnosti, a u smislu strateške orijentacije/pravca razvoja. Ona znači izjavu koja govori o očekivanjima koja imamo od nas ili okruženja u kom radimo u dalekoj budućnosti. Npr. tako je čuveni proizvođač sokova svojevremeno u svojoj kampanji koristio svoju viziju u promotivne svrhe. Njihova vizija je bila da pokriju ceo svet (čitavo tržište) tako što će obezbediti da se njihov napitak može kupiti na celoj planeti u krugu od 2 kilometra. Misija, sa druge strane, definiše osnove postojanja organizacije, kao i napore koje čini da ostvari svoju viziju.
Pri razvijanju strategije, analiza organizacije i njenog okruženja predstavlja jedan od ključnih elemenata kada se razmišlja razvojno o budućnosti organizacije/firme. Analiza služi da se predvide sve eventualne pretnje, ali i identifikuju mogućnosti koje stoje na raspolaganju, kako bi se što jasnije sagledala sadašnja pozicija i iz nje kreirao plan daljeg razvoja. On pre svega uključuje analizu slabosti, mana organizacije i sa druge strane prednosti i mogućnosti koje stoje na raspolaganju. Pri analizi situacije, razmatraju se sledeći elementi: tržište, (korisnici), konkurencija, tehnička opremljenost, Snabdevenost tržišta, radna snaga, ekonomska situacija itd.
Efektivno sprovođenje programa odnosi se na realizaciju svakog pojedinačnog dela programa. On dakle uključuje sve faze, od pripreme i osmišljavanja programa, preko kontrole kvaliteta, redovnog monitoringa sprovođenja programa, evaluacije postignuća, procesa donošenja odluka i na kraju merenje ostvarenog progresa. Svaka pojedinačna faza jednako je važnog značaja i manjkavosti jedne faze ne mogu biti nadognađene postignućima u narednoj fazi.
Uspešno sprovođenje nezavisnog programa, kao i svaki plan unapređenja programa, njegova efikasnost i efektivnost, ovise pre svega od postojećih kapaciteta i resursa sa kojima menadžment raspolaže. Pre svega, važno je imati u vidu kakva je pozicija određenog programa u okviru organizacije, da li je nezavisan i koliko je određen organizacionim okruženjem. Tako na primer, imamo organizacije u kojima su neki programi dominantniji od drugih, te oni delaju u mnogo podsticajnijoj atmosferi nego drugi, dobijajući svu potrebnu materijalnu i ostalu pomoć. Pozicija programa u samoj organizaciji bitno određuje i nezavisnost tima koji program sprovodi, kao i sredstva koja ima na rapsolaganju: ulaganje u program, ulaganje u ljudstvo, raspoloživost tehničke podrške itd.
Pored ova četiri bazična elementa, program menadžment bitno je određen i sa još tri faktora/elementa koji se mogu javiti kao podrška program menadžmentu:
Razvijena mreža komunikacije
Razvijena mreža komunikacije podrazumeva standardizovan sistem komunikacija koji nije zasnovan na ad hoc strategiji, već ima jasnu strukturu i procedure koje olakšavaju posao i odaju utisak profesionalnosti. Pored toga, neophodan uslov koji mreža komunikacije mora da zadovolji da bi bila u službi programa je da bude fleksibilna. Zatvoreni sistemi postaju rigidni i nedostupni za inovacije te se samim tim ne mogu razvijati. Standardizovana ali fleksibilna struktura komuniciranja obezbeđuje pravovremenu, jednostavnu i kvalitetnu razmenu informacija i predupređuje eventualne probleme koji mogu nastati tokom komunikacije.
Postojanje razvijenih i upotrebljivih program planova
Postojanje razvijenih i upotrebljivih program planova preduslov je uspešnog program menadžmenta. Jasan i dogovoren plan je kritični deo u realizaciji program ciljeva. Priprema kvartalnog plana aktivnosti, sa jasnim vremenskim planom i podelom odgovornosti jedan je od najvažnijih faktora. U izradi ovog dokumenta učestvuje ceo tim koji radi na programu.
Registrator potencijalnih rizika
Registrator potencijalnih rizika predstavlja aktivno upravljanje rizicima, predupređivanje rizičnih situacija, sa uvek unapred pripremljenim mogućim načinima rešavanja problema. Potrebno je da vođe timova redovno odvajaju vreme da diskutuju o upravljanju rizicima kako bi predvideli moguće situacije, identifikovali izvore rizika i imali uvek pripremljen odgovor na eventualnu rizičnu situaciju.